ID管理のポイント

　企業で適切にID管理をするためには、まずはIDのライフサイクルを洗い出し、問題点を抽出してから、あるべき姿に近づけることが重要だ。一般的には人事イベントと関連付けて整理をするとよいだろう（図1）。

図1　IDのライフサイクル

　入社時を考えてみよう。まず正社員、契約社員、派遣社員など雇用形態の違いによって発行するIDが変わる。出向、受け入れといったグループ会社内での人的交流、嘱託（しょくたく）契約やパートナー企業の業務委託契約による要員受け入れでも、IDの発行や変更作業が必要になる。特に人的交流はさまざまパターンが起き得るので、抜け漏れなく検討が必要だ。

　ID管理と「人の動き」は切り離せない重要なポイントになる。そのため人事部をうまく仲間に引き入れられるかどうかが、ID管理を成功させる要因の一つといってもいい。

　認可の側面からも「どの部門」が「どこからどこまで」を管理対象とするかについては、十分な検討が必要だ。IDライフサイクルが人事部の管理範囲かどうか、人事部とよく協議することも求められる。

　アプリケーション管理担当者とのコミュニケーションも欠かせない。人事異動によって権限を付け替える作業や引き継ぎが発生すると、アプリケーションの権限調整が必要となる場合があるからだ。必要に応じて「権限変更時のルール」などをID管理ポリシーとして制定することをお勧めする。

ID管理システムの要件

　「ID管理のあるべき姿」を考えるときには、以下に紹介する3つの要素を検討することが重要だ。これはID管理システムの要件ともいえる。

Trusted DB

　「Trusted DB」はその名の通り、信頼できるデータベース（以下、DB）のことだ。Trusted DBは、企業で利用するITシステムの全利用者のIDを一元的に管理する。企業において、Trusted DBは重要な部品（コンポーネント）となる。現時点ではTrusted DBを持たない企業がほとんどだろう。組織単位でシステムごとのID管理を実施している企業が少なくないからだ。Trusted DBを実現するためには、人事システムから従業員情報や組織情報を都度取得し、常に「ITシステム利用者のID」を最新化しておく必要がある。

　契約社員や派遣社員など有期契約の従業員のIDは、人事システムの管理外となっていることが少なくない。その場合はワークフローシステムとの連携で従業員情報や組織情報を取得し、適切な承認ルートを経て、雇用契約期間の情報と共に、Trusted DBにIDを登録することが必要となる。さらに従業員の雇用契約満了もしくは退職時にはIDを迅速に削除（無効化）しなければならない。

IT統制による自動化

　ID管理システムの理想は、IDライフサイクル管理の一連の作業をITによって自動化することだ。一部でも手作業の部分が残ると、不正や間違いが発生する可能性がある。特に利用者からのパスワードリセット依頼はヘルプデスクのリソースを大きく奪ってしまうため、セルフリセットサービスも導入すべきだ。

　人事システムからの従業員情報や組織情報の取得には注意が必要になる。人事部が人事システムの画面を開き、人事情報を一つずつ登録していることが少なくないためだ。入力ミスによって人事システムのIDが誤った内容に更新されることを考慮して、Trusted DB側でも定期的にチェックしなければならない。

厳格なIDの受け渡し

　Trusted DBや自動入力によって正しくIDが管理できても、最終的にIDを正しく払い出せなければ全てが無駄になってしまう。社員証やビルの入館証と同じように、IDを引き渡す場合には本人確認を確実に実施すべきだ。

　「IDを受け渡す」ことは「IDにひも付いたシステムの利用規定を順守させる」という側面もある。そのためID引き渡しの条件として、システム利用誓約書にサインをさせる企業もある。

　一度IDが別人に渡ってしまうと「なりすまし」が発生するリスクが高くなる。IDの引き渡しにおいては運用手順を定めて、適切に運用することが求められる。特に有期雇用の従業員については、より厳密な運用が必要だ。例えば1つのIDを3人の派遣社員が使い回すなどの運用はあってはならない。