ペーパーレス化の第一歩「スキャナー」の役割【前編】
ペーパーレス化が好きな組織と「そもそも無理な組織」それぞれの事情
企業がデジタイゼーションを進めるに当たって、まず着手するのがペーパーレス化だ。ただしある調査結果によれば、ペーパーレス化を進める組織がある一方で、ペーパーレス化が難しいと考えている組織もある。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミック（感染症の世界的な流行）を機に、テレワークの普及が加速。それと同時に進んでいるのがペーパーレス化の取り組みだ。調査会社Alumen Consulting（Quocircaの名称で事業展開）が2022年9月に公開した調査レポート「Scanning as an enabler for digital transformation」によると、デジタイゼーション戦略の一環でペーパーレス化を進める組織がある一方で、ペーパーレス化が難しいと考えている組織もある。
ペーパーレス化をする理由と“できない事情”
Quocircaは英国、フランス、ドイツ、スペイン、イタリアの組織に属する508人を対象に、2022年7月に調査を実施した。調査レポートによると、53％の組織がデジタイゼーションを「仕様やニーズの変更といった変化に機敏に対処できるITインフラを使って、不測の事態でも業務を続けられるようにするためのもの」と回答した。44％の組織は「スキャナーの活用がデジタイゼーションの第一歩」だと答えた。
22％の組織が「業務のペーパーレス化」を目標とし、68％の組織が「業務における紙の使用を排除する取り組みを進めるための資金を確保している」と回答した。
ペーパーレス化のメリットについては、30％の組織が「情報共有を支援する取り組み」と回答。「業務プロセスを簡素化する取り組み」であるとも、30％を超える組織が答えた。
ペーパーレス化を妨げている問題もある。その一つが法律上の理由だ。39％の組織が「書面による保存が必要」と回答した。
電子文書への移行を進める政府機関は増加傾向にある。背景にあるのは、タイムスタンプが付与された電子文書が紙の文書よりも安全だという理解が広がりつつあることだ。紙の文書は、電子文書に比べて管理の手間が掛かる。洪水や火災といった災害により、データを復元できなくなるリスクもある。適切に管理された電子文書であれば、データの損失や破損を防ぐためにバックアップを用意することができる。
中編は、ペーパーレス化の要であるスキャナーについて、企業ではどのような声が挙がっているのかを探る。
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