SharePoint Server Tips
SharePoint Serverのリストやライブラリでフォルダを作成する
リストやライブラリは、一部のテンプレートを除いて標準ではフォルダを作成できない。リストやライブラリでフォルダを作成できるようにする設定方法を紹介する。
SharePoint Server Tipsインデックス
※この操作はリスト／ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。
「SharePoint Serverのフォルダを用いたリストに全アイテムを表示する」では、フォルダを使って管理しているリストやライブラリで、フォルダを表示せずにアイテムを表示する方法を説明した。しかし、SharePoint Serverのリストやライブラリのテンプレートは標準ではフォルダを作成できないようになっているものが多い。
下記のリストを例に、フォルダを作成するための設定方法を解説しよう。簡単な住所録用のカスタムリストだ。［リストツール］の［アイテム］タブを表示すると、リボンメニューの左から2番目に［新しいフォルダー］が表示されるが、グレーアウトして使用できない。
カスタムリストで作ったリスト。1．［リストツール］の［アイテム］タブをクリック。2．［新しいフォルダー］はグレーアウトしており、使用できない《クリックで拡大》
では［新しいフォルダー］を利用できるようにしよう。［リストツール］の［リスト］タブをクリックして、リボンメニューの［リストの設定］をクリックする。ライブラリの場合は、［ライブラリツール］の［アイテム］をクリックして［ライブラリの設定］をクリックする。
1．［リストツール］の［リスト］タブをクリック。2．［リストの設定］をクリック《クリックで拡大》
リストの設定ページが開くので、［詳細設定］をクリックする。詳細設定ページで、［フォルダー］の「［新しいフォルダー］コマンドを表示する」で［はい］を選択し、［OK］をクリックする。これで設定完了だ。
1．［詳細設定］をクリック《クリックで拡大》
1．「［新しいフォルダー］コマンドを表示する」で「はい」を選択。2．［OK］をクリック《クリックで拡大》
再度、［リストツール］の［アイテム］タブを表示すると、リボンメニューの［新しいフォルダー］が使えるようになっている。フォルダはWindowsエクスプローラーと同様にフォルダ内にサブフォルダを作成することもできる。
1．［リストツール］の［アイテム］タブをクリック。2．［新しいフォルダー］を使用できる《クリックで拡大》
ビューの設定を併用しよう
「SharePoint Serverのフォルダを用いたリストに全アイテムを表示する」でも説明したが、フォルダでアイテムを管理する方法は、Windowsエクスプローラーでなじみがあるため、ユーザーには分かりやすい。しかし、運用上は全フォルダ内のアイテムを対象に、特定の条件でアイテムを表示することも多い。ユーザーの使いやすさを考えて、フォルダを使ったとしてもフォルダを表示しないビューを併用するなどで対応するといいだろう。
筆者紹介
リアルコム株式会社
プリンシパルコンサルタント 近藤正俊
シニアコンサルタント 丹内幸男
テクニカルコンサルタント 井村克也
リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。
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