SharePoint Server Tips

SharePoint Serverのフォルダを用いたリストに全アイテムを表示する

リストやライブラリのフォルダ内のアイテムを確認するには都度フォルダを開く必要がある。フォルダを使用しているリストやライブラリで、フォルダなしで全てのアイテムを表示するビューの作成方法を紹介する。

公開 2011年06月21日 09時00分

更新 2012年09月04日 15時17分

著者

近藤正俊、丹内幸男、井村克也

[リアルコム]

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※この操作は、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。

　リストやライブラリでは、フォルダを使ってアイテムを管理できる。Windowsのエクスプローラと同じ感覚で使用できるのは便利だが、リストやライブラリ内のデータを一覧したい場合には不便だ。

　以下のライブラリを例に、フォルダを使用しているリストやライブラリで、全てのアイテムを表示するビューの作成方法を解説しよう。このライブラリは、SharePoint Server標準の共有文書ライブラリで、プロジェクトごとにフォルダを作成している。

共有文書ライブラリ。プロジェクトごとにフォルダが作成されている《クリックで拡大》

「001_プロジェクトA」フォルダを開いて表示した画面《クリックで拡大》

　ここに、フォルダを表示せずにアイテムだけを表示するビューを追加する。なお、ビューの追加方法の詳細は「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。

　ビューの作成画面を開き、「フォルダー」の「フォルダーまたはフラット形式」で［フォルダーなしですべてのアイテムを表示する］にチェックを入れる。

［フォルダーなしですべてのアイテムを表示する］にチェック《クリックで拡大》

　これで、作成したビューを表示すると、各フォルダに保存されている全てのアイテムがフォルダなしで一覧表示される。

各フォルダに保存されている全てのアイテムがフォルダなしで一覧表示される《クリックで拡大》

利用すると便利なケース

　フォルダでアイテムを管理する方法は、Windowsエクスプローラでなじみがあるためユーザーには分かりやすい。しかし、蓄積されていく大量のアイテムの中から特定の要素に合致したアイテムを一覧表示したいときには、フォルダが邪魔になることもある。例えば、自分が更新したアイテムだけを表示したり、特定の列でフィルタリングしたい場合などは、フォルダを表示しない方が使い勝手が良くなる。ユーザーが使いやすい運用を考えて、フォルダを表示するかどうかを決めるといいだろう。

「フィルター」で［Me］を追加設定し、更新者がログインユーザーのアイテムだけを表示したビュー。全てのフォルダ内のアイテムを対象にフィルタリングし、該当するアイテムのみを表示している《クリックで拡大》

筆者紹介

リアルコム株式会社

プリンシパルコンサルタント　近藤正俊

シニアコンサルタント　丹内幸男

テクニカルコンサルタント井村克也

リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。