SaaSやAIツールの普及によって、従業員のPC環境は“見えにくいコスト”が生まれやすい場所になっている。例えば、次のような要素が生産性の低下やコスト増加につながる。

• ツール間の切り替えによる待機時間
• 機能が重複するツールの併用
• システム連携が不十分なことによる手動データ移行
• 認証やアクセス処理の待機時間
• ツール操作の複雑さによる業務遅延

　こうした要素は、財務データには表れにくい。しかし実際には、従業員の作業時間を消費し、企業の労働コストを押し上げる要因になっている。

　「PCの購入時、端末の価格に目が行きがちだ。しかしハードウェアはPCの総保有コストのわずか約20％に過ぎない。残りの80％は、監査されていないソフトウェアのライセンス料、適切に処理されず肥大化したサポートチケット、測定されていない生産性の損失に費やされている」。こう話すのは、ソフトウェアベンダーBlack Duck Softwareのコリン・ホーグ・スピアーズ氏（プロダクトマネジメント部門シニアディレクター）だ。

　さらにスピアーズ氏は、ITコストの可視化の難しさを指摘する。

　「各部門が独自にツールを購入し、IT部門との連携や部署間の調整をほとんど行っていないケースもある。その場合、CIOは水面上に見えている情報だけを基にIT予算を組んでいる可能性がある」

　ツール管理の不備は、無駄なコストを生む原因にもなる。

　「退職者が使っていたツールの定期購読が継続していた、無料で利用していたはずのツールが有料プランにアップグレードされていた――こうした例も珍しくない」。こう指摘するのは、Webメディア「School Aid Specialists」の主任編集者兼開発者、ライアン・スコット氏だ。

　会議が増え、メッセージが絶えず届き、複数のツールを行き来する――。このような状況は業務の遅延や生産性の低下を引き起こし、結果として労働コストを押し上げる。

　例えば、エンジニアが開発環境の設定に数日を費やした場合、その時間はハードウェア費用には表れない。しかし実際には、その期間の給与が発生している。このような見えにくいコストは、企業の財務データには表れにくいものの、組織全体の生産性に大きな影響を与える。

　こうした隠れたコストを特定し、改善する手掛かりになるのが、従業員の作業環境のデータだ。そして、その管理を担えるのが情シスである。

　日常的に蓄積される次のようなデータを分析すれば、使われていないツールや非効率なワークフロー、過剰なライセンスなどが見えてくる。

• アプリケーションの利用率やパフォーマンス
• ユーザーのログイン状況
• ソフトウェアライセンスの使用状況
• サポートチケットの内容や件数

　さらに、従業員のIT利用体験を分析する技術やIDベースのアクセス管理を組み合わせれば、業務環境とコストの関係をより詳細に把握することも可能だ。例えば、ユーザーの役割や勤務地、業務内容に応じてツールの利用権限を管理することで、不要なライセンスの削減やツールの最適化につながる。

　従業員の作業環境を分析することは、ITコストだけでなく労働コストの管理にもつながる。こうした背景から、情シスの役割はPCやソフトウェアの管理にとどまらず、従業員の働き方や生産性に影響を与える存在へと広がりつつある。