“脱Excel”か“活Excel”か
どうしてもExcelを使い続けたいなら覚えておきたい「3つの限界」
Excelは便利だから使い続けたいが、Excelでは限界を感じる局面もある――こうした迷いを持つ人は、「Excelの限界」を知っておくと、「脱Excel」に踏み切るべきか否かの判断に役立ちます。
Excelには3つの意味で「限界」がある
「Microsoft Excel」を使用する業務の代替を想定するシステムでは、キャッチフレーズとして「Excelではもう限界」といった表現を見掛ける場合があります。では、Excelの何を対象として「限界」と称しているのでしょうか。ここで言われている限界とは、おおよそ3つに分類することが可能です。1つ目はExcelの「仕様上の限界」、2つ目はExcelの「性能上の限界」、最後の1つはExcelの「管理的な限界」です。
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Excelの仕様上の限界
「Excel 2003」を使用した経験のある方は覚えていらっしゃるでしょうか。Excel 2003までは、1つのシートに表示できる行数は仕様上、6万5535行でした。一般的な用途では、それほど困るような制限ではありませんでしたが、システムのログをExcelに取り込もうとしたり、Excelをデータベース的に使用したりしようとすると、この制限の影響を受けることがあり、対応に苦慮した方もいるかもしれません。「Excel 2007」以降は、この制限が大幅に緩和され、1つのシートで表示できる行は104万8576行に拡張されました。
他にも、セルの有効桁数は15桁という制限もあります。試しにセルに「1234567890123456」と入力してみると、セルには「1.23457E+15」と表示されます。一方、数式バーには「1234567890123450」と表示されているはずです。1の位は、有効桁数の制限を越えてしまうため、値が0になってしまうのです。このように16桁目以降の数値は入力した通りに反映されないため、16桁以上の数値を厳密に計算する必要がある場合は、注意する必要があります。
Excelの性能上の限界
Excelの関数は、データの加工や集計をする際に非常に便利な機能ですが、関数の使用数が多くなるに従って、Excelのファイル容量を増やしてしまいます。1つ2つの関数では問題はないのですが、大量の関数を使用するとExcelファイルの容量が数十MBになることもあります。ファイルの容量が大きければ、ファイルを開く時間が長くなり、その時間は作業ができず無駄な時間となってしまいます。
「VLOOKUP」「SUMIF（SUMIFS）」「COUNTIF（COUNTIFS）」といった、指定した範囲から検索条件に合った数値を抽出、集計するような関数は、指定した範囲を検索するため、検索範囲が広範囲に及ぶ場合、計算に時間がかかります。指定した条件に合致するセルに色を付けたり、文字を装飾したりできる条件付き書式も同様の理由で、多用すると処理に時間がかかる原因となります。
このような関数や条件付き書式は、データ分析の結果として表を作成するときによく使われます。さまざまな切り口で分析をするうちに表の項目や数は増えていくために関数の使用量が増えていきます。さらにレポートとして提出するために表の見栄えを良くしようとすると、条件付き書式を多用することにつながります。するとファイルサイズが巨大になってしまい、なかなかファイルが開かなかったり、Excelが関数の計算結果を表示するために数十分を要したり、といったことも起こることになります。
Excelの管理的な限界
Excelは、その使用により企業として適切に管理できなくなるリスクもはらんでいます。管理リスクはおおむね2つに大別されます。
1つ目は、Excelで扱うデータの保管に関するリスクです。例えば企業は、顧客リストを「情報資産」として扱い、適切な管理ルールを定め、管理する必要があります。ところがExcelで管理すると、特に対策をしていなければExcelファイルをPCのローカルフォルダーに保存できてしまうため、簡単にデータをコピーすることが可能になります。PC自体に強固なセキュリティ対策をしておかないと、コピーしたデータを外部に持ち出せてしまいます。情報を外部に持ち出しやすいという意味では、このことはExcelに限った話ではなく、「Microsoft Word」「Microsoft PowerPoint」といった他のMicrosoft Officeソフトウェアを含む、PCにインストールして使用するソフトウェア全般にいえることですが、企業内の情報をデータとして扱うことが多いExcelは、特にリスクが高いといえます。
もう1つは、Excelファイル内で使用する関数や、マクロ言語のVBA（Visual Basic for Applications）などのメンテナンスに関するリスクです。関数やVBAのメンテナンスについては、個人の業務の範囲で、関数やVBAを組み込んだExcelファイルを使用している分にはそれほど問題にはなりません。ただし、このように作られたExcelファイルを社内で共有して使用するようになると、継続してメンテナンスできるかどうかが問題となってきます。
Excel関数やVBAのスキルは個人差が大きく、作成した従業員が他部門へ異動したり退職したりすると、後任者のスキルが前任者より低かった場合、メンテナンスにかかる時間が大幅に増加したり、メンテナンスそのものが滞ったりする可能性があります。前述したようにシートを検索する関数を多く使うことで処理が遅くなることがあった場合、こうした状況を改善できない従業員がExcelのメンテナンスを担当することになると、そのExcelの利便性を損なうことにつながります。特にVBAは、後任者のスキルが不足していた場合、それまで使えていたVBAで作成された機能をメンテナンスすることができなくなり、せっかくの機能が使われなくなるといった事態を招くこともあります。
Excelの限界と上手に付き合っていくには
このようにExcelには、さまざまな限界がありますが、限界が判明したとき、どのように対処すべきでしょうか。まず仕様上の限界ですが、これは仕様が改善されない限り、ユーザーに特にできることはありません。104万8576行を超えるデータを扱いたい、または有効桁数15桁を超える精緻な計算をしたい場合は、Excel以外のニーズに対応するソフトウェアを使用するしかありません。
性能上の限界については、より性能の高いPCで業務をすることで多少は改善できますが、根本的な解決にはなり得ません。処理が重くなる関数による計算をVBAで代替する方法もありますが、管理的な限界を抱えるリスクを考慮する必要があります。一般的な対策としては、負荷のかかる関数を大量に使用しないことでしょう。
管理的な限界は、企業の管理ポリシーと密接に関わってきます。セキュリティ的なリスクについては、システムで守るか、運用で守るかなどの方針で対策が変わります。メンテナンスのリスクについては、常に同等の関数やVBAのスキルを持つ従業員を複数育てるといった工夫が必要でしょう。
上述したようなExcelの限界を見極め、Excelを使うか、またはシステムを導入するか、適切に判断することが重要です。
村山 聡（むらやま・さとし）
1971年愛知県生まれ、名古屋大学経済学部卒、中小企業診断士。
IT企業在職中に、単一業種においてキャリアを積んでいくことに疑問を感じ、どんな業界、職種でも通用する知識を得るべく中小企業診断士を取得。複数社を経て、現在の勤め先にて、コンサルタントとして、データを活用した業務効率改善に取り組む。
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“脱Excel”か“活Excel”か
ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。 このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。
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