Wikiが使えるのなら、なぜ電子メールを使う必要があるだろう？

　Wiki、そしてWikiよりもさらに定着しているブログは目下、企業において、かつてインターネットと電子メールが普及し始めたときと同様の草の根的な広がりを見せている。

　電子メールやエンタープライズコンテンツ管理システムでは不十分な場面において、企業ブログとWikiは欠くことのできないコミュニケーションツールとなっている。専門家によれば、企業のCIOはこうしたWebベースのツールを「反逆的なアプリケーション」としてではなく「会社全体の生産性を高める軽量の解放者」としてとらえるべきだという。

　統合司法情報システム（IJIS）協会の常任理事を務めるポール・ウォルメリ氏は、既に同協会にブログ技術を導入しており、「ブログはコラボレーションを加速し、電子メールを減らす」と語っている。

　「電子メールでは、あるホワイトペーパーに対して人々からコメントを欲しい場合、まずそのホワイトパーパーを例えば20人のスタッフにメールで送信し、見てもらわなければならない。そして、それを受け取った人の多くから、スペルミスやコメントに対して同じような修正を指摘されることになるだろう」と同氏。

　ブログ（ウェブログの短縮）は基本的にはオンライン日誌だ。ビジネス環境において、ナレッジワーカーはブログを介して、ほかの社員と情報を共有したり、フィードバックを得たりできる。

　Wikiは「速い」という意味のハワイ語「wikiwiki」に由来する名称だ。Wikiとブログは似ているが、Wikiの場合は、検索可能なデータベースを使ってユーザー同士で相互のコンテンツを作成したり、編集したりできる。

　電子メールは、コミュニケーションツールとしては既に不動の地位を確立しているが、コラボレーションツールとしては限界がある、という点で専門家の意見は一致している。またエンタープライズコンテンツ管理システムは重要な企業データを体系化し、分類する上で重要だが、一方では、コストがかさみ、柔軟性に欠ける場合が多い。こうしたコラボレーションツールとしての不備を補えるのが、ブログとWikiだ。

　企業ブログベンダー、トラクションソフトウェアの社長兼創業者グレッグ・ロイド氏は、「電子メールは2点間という性質上、コラボレーションツールとしての用途が制限される」と指摘している。同氏によれば、電子メールのCCフィールドやBCCフィールドは「危険」だ。メッセージを間違った相手に送ってしまうケースが少なくないし、多くの宛先に同時に配信されたメッセージには目を通さないという人も多い。

　「あるいは、あなたに重要な提言をしてくれたかもしれない人物を抜かしてしまう可能性もある。それに、受信箱にメールがどんどんたまっていくなかで、人々は誰にメールを転送すべきかについて間違った適当な判断を下しがちだ」とロイド氏。

　理論上は、ブログやWikiは誰でも見ることができる。読み手からのコメントや編集内容も同様だ。誰も取り残されることはない。

　エンタープライズコンテンツ管理システムは、機密情報ライブラリの厳密な管理を維持する上で重要だが、コラボレーションツールとして使うには形式ばり過ぎていることがある。

　「ハイエンドなコンテンツ管理システムは、基本的にはスケーラブルなライブラリであり、チェックインとチェックアウトに関して、詳細で複雑なリリース／コンフィギュレーション管理ルールが定められている場合も少なくない。例えば、ゼネラルモーターズであれば、車の組み立てに関する何百、何千ものCADファイルを常に確実に管理しておく必要があるだろう。そして、部品サプライヤーに伝達する仕様書に変更を加えられる人物についても、厳密な管理が必要となる」とロイド氏。

　「ブログとWikiは、コンテンツ管理システム関連のコミュニケーションをカバーする。社内の個人や製品チームレベルでのさまざまな動きを周囲に明らかにできる」と同氏は続けている。

　トラクションやWikiソフトベンダーのソーシャルテキストなどの企業は、Wikiやブログソフトウェアの企業向けバージョンを提供している。こうした製品には、セキュリティコントロール、アーカイビング、ID管理などのツールが含まれる。現在Wikiやブログの草の根的な採用が広がっている企業では、その多くがオープンソース版の技術を使っているが、CIOは企業向けに特化されたツールの導入を好むだろう。