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部門をまたがるチームを団結させるための5つの方法

複数の部門による合同プロジェクトでは、さまざまな見解、目標、戦略を持った複数の利害関係者が絡むケースが多く、自ずから失敗の可能性も高い。成功のための5つのベストプラクティスを紹介する。

公開 2006年09月28日 07時15分

更新 2012年09月04日 20時10分

著者

Gopal K. Kapur

[TechTarget]

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　プロジェクトのポートフォリオ管理は難しいものだが、部門の枠を超えたプロジェクトの場合は、なおさらだ。さまざまな見解、目標、戦略を持った複数の利害関係者が絡むケースでは、自ずからプロジェクトの失敗の可能性も高まる。わたしは最近のセミナーで、52名の参加者に、部門の枠を超えたプロジェクトのポートフォリオをうまく管理するための主要なポイントを挙げてもらい、その回答に基づき、5つのベストプラクティスにまとめてみた。

（1）継続的な調整

　調整は、プロジェクトに着手するときに実行する1回限りのステップではなく、継続的なプロセスだ。CIOと事業部長は緊密に連携し、部門間プロジェクトを、明確に規定された事業目標および戦略としっかり同調させる必要がある。プロジェクトの数が75個から287個までの、さまざまな規模のポートフォリオを十数種類以上分析した結果、かなりの数のプロジェクトは調整がお粗末であったり、最低限のレベルに留まっていることを確認できた。こうしたプロジェクトの大半は、長い間お気に入りの計画として暖めてきたプロジェクトだったり、時間の経過とともに、全社的な事業目標やビジネス戦略が変更された結果、調整が付かなくなったものなどだ。

（2）適切な関係者の関与

　大半の基幹業務プロジェクトは、たとえ中小規模企業においてであれ、もはや単独の部門や単独の事業部門の業務ニーズとだけ関連しているわけではない。こうしたプロジェクトの管理には、部門を超えた賛同とサポートが必要となる。各種の利害関係者にしっかりと関与してもらう必要がある。通常であれば、要求定義やプロトタイプテスト、試験導入といった、プロジェクトの成功に必要となる各種の日常業務にかかわりたがらないような人たちによる関与も必要となる。適切な人物がプロジェクトに確実に参加するよう留意し、必要な教育を何であれ提供することは、CIOの責任だ。

（3）高価値のプロジェクト

　CIOは高価値プロジェクトを見極めるために、事業部門の責任者と緊密に連携する必要がある。ポートフォリオに含まれるプロジェクトの利益は高価値であるべきだ（つまり、高いビジネス利益とROIを提供する必要がある）。残念ながら、事業を継続して運営するためのプロジェクトには、依然として不釣合いな量のIT予算とリソースが割り当てられ、その分、事業を強化するためのプロジェクトのリソースが削られているケースは少なくない。そうした偏ったポートフォリオでは、成長のためのチャンスはほとんど提供されない。

（4）低リスクのプロジェクト

　「low-hanging-fruit（すぐ手の届くところにある果実）」と表現されるような、すぐに成果を得られるプロジェクトの場合、努力はほとんど必要とされず、財務上と技術上のリスクも最小限で済む。こうした安易なプロジェクトを見極めるための方法としては、次のようなものが挙げられる。それは、IT分野とビジネス分野の専門家たちがブレインストーミングセッションを行い、そこでチャンスを見極めるという方法だ。そして、そうしたチャンスはプロジェクト承認プロセスにより、念入りに吟味される。

（5）権限に関する協議

　プロジェクトのガバナンス、つまりタイムリーな決断を下すための権限については、議論されないままであることが多い。プロジェクトチームのメンバーは問題が発生したときにようやく（問題というものは、まず確実に発生する）、意思決定の権限が誰にあるのかを慌てて把握しようとする。権限について協議し、文書化しておくべきもう1つの理由としては、意思決定の権限はプロジェクトのライフサイクルを通じて関係者の間で移行するため、プロジェクトのチームメンバーは意思決定を理解し、受け入れようにも、誰に権限があるのか分からないと苦労することになりかねない、という点も挙げられる。明敏なCIOであれば、意思決定の権限について早い段階で協議し、ガバナンスに関する手続きを文書化し、広く配布するはずだ。

　自らも部門間プロジェクトの成功と失敗を経験してきたセミナー参加者らは、上記のポイントがプロジェクトの成功を左右するという点に同意している。彼らの経験から学び、自らの成功のチャンスを高めようではないか。

本稿筆者のゴパル・K・カプール氏はカリフォルニア州サンラモンのプロジェクト管理センターの代表で、著書に『Project Management for Information, Technology, Business and Certification』がある。

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