現在、市場には多種多様なメールアーカイブ製品がある。だが、メールアーカイブの構成要素を洗い出し、その中で何を必要としているのかが見えてくれば、選択肢を絞り込むのも楽になる。

　手順やポリシーが決まったら、自社に最適なメールアーカイブ製品を選定するわけだが、その際もう1つ考慮したい点がある。それは「セキュリティ」だ。アーカイブした電子メールを誰もが簡単に改ざんし、勝手に閲覧・削除できてしまうと、原本性は失われ、証跡にはならない。そこで次に、こうしたセキュリティの観点からメールアーカイブを考え、製品選択時のポイントを探っていこう。

　なお、メールアーカイブには日立情報システムズの「WISE Audit」、ビック東海の「OneOffice Mail Storage」、NTTPCコミュニケーションズの「MailLuck!」といったアウトソースサービス型のソリューションもあるが、ここではアプライアンス型の製品を自社ネットワークで運用する場合のポイントを考察する。

製品選択時の3つのポイント

　メールアーカイブの大まかな流れは、図1の通りだ。メールサーバで送受信する電子メールをセカンダリストレージなどにアーカイブして、アーカイブ先では監査や調査のための検索などを行えるようにする。これに、前述したアーカイブ時のポリシーなどを反映させて、全体の流れを決定する。

図1●メールアーカイブの概要

　ここで気を付けてほしいのが、メールアーカイブはバックアップとは異なるということだ。バックアップは、障害や災害が発生したときに、データをある時点の状態へ戻してシステム復旧させるためのソリューションである。対してメールアーカイブは、メールサーバ内の格納領域を整理するために別ストレージへ圧縮・保存し、かつ必要に応じて情報を検索・抽出できるようにするソリューションだ。それぞれ別の目的があり、それに見合ったロジックが組まれている。つまり、バックアップはメールアーカイブの代わりにはならないのだ。

　以上を踏まえて、ここではセキュリティに基づいたメールアーカイブ製品の選択ポイントを、大きく次の3つに分けてみた。

　まず、電子メールの保存先を考える。電子メールは通常、社員に割り当てられたメールボックスの容量制限を維持するため、クライアントPC内やデータベースサーバなどへ圧縮／保存される。保存ファイル形式は、Microsoft Exchange Server／Office OutlookであればPST、Lotus Notes/DominoであればNSF、インターネットメールサーバであればHTML（テキスト形式や独自形式など製品により異なる）などがある。これは、メールサーバの容量管理からすれば有用だが、証跡の対象が管理者の手の及ばないクライアントPC内に保存されてしまうと問題だ。PCのHDDの空き容量を確保するため勝手に削除されたり、クラッシュして復元できなくなったりすれば、元も子もない。しかも、クライアントPCがノートPCの場合、外出先で盗難・紛失すれば情報漏えいの危険性も高くなる。

　こうした問題は、PSTファイルをアーカイブ先に保存して、クライアントPCやメールサーバから自動削除するといったアーカイブソリューションを導入すると解決する。代表的な製品として、シマンテックのアーカイブソフト「Symantec Enterprise Vault」と日立製作所や富士通のストレージを組み合わせたオールインワン型ソリューション（「Hitachi Content Archive Platform」など）、サン・マイクロシステムズ（菱洋エレクトロ提供）のサーバ機Sun Fireを活用した「メールアーカイブソリューション」、ミラポイントジャパンの「Mirapoint RazorSafe」などがある。

菱洋エレクトロはSun Fire X4500をアーカイブサーバにしたソリューションを提供

Symantec Enterprise Vaultではアーカイブされた電子メールや添付ファイルなどのテキストを抽出してインデックス化する検索機能を備える

　2つ目のポイントは、アーカイブ先の安全性の確保だ。電子メールを監査証跡とするには、真正性が保証されていなければならない。改ざんされた時点で真正性は失われる。そのためにも、アーカイブ先はデータ改ざんを防止するWORM（Write Once Read Many）と暗号化の機能を利用するのがベストだ。

　WORMと暗号化に対応したメールアーカイブ製品は、基本的に保存先ストレージ装置の機能を利用する場合が多い。例えば、富士通では同社のストレージ製品「ETERNUS AS500」とサイバーソリューションズの「MailBase」とを組み合わせたメールアーカイブソリューションを提供している。そのほか、各ストレージベンダーでもメールアーカイブと併せてデータ改ざん防止ソリューションを提供しているので、メールアーカイブ製品選択時に検討するとよいだろう。

　そして、3つ目のアクセス権限の設定だが、電子メールは単なるデータではなく、個人情報などを含む機密データでもある。例えば、システム管理者全員が人事関連の電子メールを閲覧できてはならない。改ざんされる恐れもあり、大きなセキュリティリスクにつながる。そこで必要となるのが、アクセス権限だ。これは、特定の部署の送受信メールを、権限を与えられた同部署の責任者のみが検索・閲覧できるようにする機能だ。分かりやすい例として、バラクーダネットワークスの「Barracuda Message Archiver」が挙げられる。同製品では、管理者、監査人、ユーザーの3種類にロール（役割）を分けて、それぞれにアクセス権限を設定することができる。また、ギデオンの「BLOC systemメールアーカイブ／アーカイブPlus」でも例えば部門ごとに検索時のアクセス範囲を設定するといったことができる。

バラクーダネットワークスの「Barracuda Message Archiver」

ギデオンの「BLOC systemメールアーカイブ／アーカイブPlus」

組み合わせで効率的なメールアーカイブを実現

　このほか、メールアーカイブを効果的かつ効率的に実現するため、ほかのソリューションと組み合わせることも考えたい。例えばフィルタリング製品を配置すれば、キーワードに基づいて電子メールを精査し、情報漏えいにつながりそうなものを待機リストに避難させて確認することができる。中には、ネットエージェントの「PacketBlackHole」の「MTAメールアーカイブオプション」のように、全文検索時に情報漏えいに絞った検索を行う製品もある。

PacketBlackHoleの情報漏えい検索画面

　また、メールサーバ内やアーカイブ先のストレージ容量を節約するため、アーカイブ実施前のポイントとして挙げた、ウイルスメールやスパムメールなどをゲートウェイで排除する機能も有効だ。これは、多くのウイルス／スパム対策製品で提供している。

　さらに、アーカイブした電子メールの利用に主眼を置いたソリューションと組み合わせるのもよいだろう。内部監査を意識したリポート作成機能や、正常な業務を遂行するための見直し手順など、PDCAのライフサイクルでメールを運用するソリューションは、特に規模の大きいユーザーに必要だと思われる。最近のメールアーカイブ製品では、リポート機能の搭載率が高い。後は、出力内容やカスタマイズ性、分かりすさなどを検討して選択するとよいだろう。