SharePoint Server Tips

SharePoint Serverでライブラリを作成する

SharePoint Serverでは、Wordファイルなどのデータをユーザー同士で共有するための「ライブラリ」が備わっており、ファイルに属性を持たせて管理できることがメリットだ。ライブラリの作成方法を解説する。

公開 2011年02月28日 09時00分

更新 2012年09月04日 16時02分

著者

近藤正俊、丹内幸男、井村克也

[リアルコム]

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SharePoint Server Tips インデックス

ライブラリの作成手順

この操作は、ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。

　リストを作成したいサイトを開き、画面左上の［サイトの操作］をクリックし、表示されるメニューで［その他のオプション...］をクリックする。

リストを作成したいサイトを開き、1．［サイトの操作］をクリック、2．［その他のオプション...］をクリックする《クリックで拡大》

　［作成］ダイアログボックスが開くので、左側の［ライブラリ］をクリックする。中央にライブラリのテンプレートが一覧表示されるので、共有したいファイルの種類に応じて選択する。Microsoft WordやMicrosoft Excelなどのファイルなら「ドキュメントライブラリ」、画像データなら「画像ライブラリ」を選択する。右側の欄にライブラリの名前を入力して［作成］をクリックすると、ライブラリが作成される。

［作成］ダイアログボックス。1．［ライブラリ］をクリック、2．テンプレートを選択する、3．ライブラリの名前を入力する、4．［作成］をクリック《クリックで拡大》

　作成したライブラリは、既定で画面左のサイドリンクバーに表示され、クリックするとライブラリの内容が一覧表示される。ライブラリの内容が表示される形式をSharePoint Serverでは「ビュー」と呼ぶ。ビューは幾つも作成できるが、「既定」に設定されているビューが初期状態で表示される。

　また、リストと同様にライブラリにも、アップロードしたファイルを管理する属性項目「列」が用意されている。ビューの最上部には列名が表示される。ビューに表示される列は、ビューの設定で選択されたものである。

1．作成したライブラリが表示される。2．ライブラリの表示形式を「ビュー」と呼び、ビューの設定で選択された列が表示される《クリックで拡大》

　他のテンプレートだが、「スライドライブラリ」は、Microsoft PowerPointファイルを、1ページ単位でアップロードして共有できる。「メディアライブラリ」は、動画や音声データなどの共有に使用する。「WiKiページライブラリ」では、メンバーが共同でWikiページを作成・編集できる。「フォームライブラリ」は、XMLベースのビジネスフォーム（Microsoft InfoPath）をまとめて管理する場合に使用する。

　最も利用頻度が高いのはドキュメントライブラリだろう。全てのテンプレートを使ってライブラリを作成し、データをアップロードしてみるといいだろう。それぞれのテンプレートの特徴がよく分かるはずだ。

ライブラリのURL

　SharePointでは、ライブラリを作成するとライブラリごとに下行のようなURLが作成される。

http://＜SharePoint Serverのライブラリを作成したサイトの場所＞/DocLib/Forms/

　ライブラリの名前を全角の日本語文字で作成すると、1つ目のライブラリはDocLibだが、2つ目のライブラリからはURLの末尾はDocLib1のようにシーケンシャルな数字が付いた「DocLibN」のURLとなる。日本語と半角英数字が混在している場合は、半角英数字部分だけがURLに使用される。ライブラリのタイトルは後から変更できるが、URLは変更できないので、半角英数文字で作成しておくことをお勧めする。

筆者紹介

リアルコム株式会社

プリンシパルコンサルタント　近藤正俊

シニアコンサルタント　丹内幸男

テクニカルコンサルタント井村克也

リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。