SharePoint Server Tips
SharePoint Serverのビューでアイテムをグループ化して表示する
リストやライブラリで管理しているアイテム数が多い場合などに、列の内容でアイテムをグループ化して表示するビューの作成方法を紹介する。
SharePoint Server Tipsインデックス
※この操作は、リスト・ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。
リストやライブラリで、既定で作成されるビューは全てのアイテムが一覧表示される。しかし、アイテムの数が多い場合は、アイテムをグループ化して表示した方が見やすい。
以下のリストを例に、グループ化してアイテムを表示するビューの作成方法を解説しよう。このリストは、お薦めの本や映画などを紹介するリストで、「分野」列でどのような内容のお薦めなのかを指定している。
お薦め情報を共有するリスト《クリックで拡大》
ここに、「分野」列でグループ化するビューを追加する。なお、詳細な追加方法については「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。
ビューの作成画面を開き、「グループ化」の「最優先する列」で、図のように［分野］［昇順でグループを表示する］と設定する。また、「既定のグループの表示方法」は［折りたたみ］を選択し、「1ページに表示するグループの数」は［30］とする。
ビューを作成し、「グループ化」の「最優先する列」で［分野］を選択し、［昇順でグループを表示する］と設定する。「既定のグループの表示方法」は［折りたたみ］を選択し、「1ページに表示するグループの数」は［30］とする《クリックで拡大》
以上の手順で「分野」列でグループ化されたビューを作成できる。分野名の左側に表示されている［＋］をクリックすると、その分野のアイテムが展開されて表示される。
アイテムが「分野」列でグループ化されて表示される。分野の左側に表示された［＋］をクリックすると、その分野のアイテムが展開されて表示される《クリックで拡大》
利用すると便利なケース
例えば、申請書をリストやライブラリで管理する際、書類の種類でグループ化表示すれば、1つのリスト（またはライブラリ）内で、複数の種類の申請書を分かりやすく管理できる。蔵書リストなどを管理する場合にも、書籍の分類ごとにグループ化するとよいだろう。
また、「グループ化」は「2番目に優先する列」も設定できるので、グループの中にもう1階層下のグループを作成することができる。前例のリストであれば、「最優先する列」で［分野］、「2番目に優先する列」で［更新者］と設定すれば、「分野」ごとのグループの中でさらに「更新者」ごとにアイテムをグループ化することができる。
「最優先する列」に［分野］、「2番目に優先する列」に［更新者］でグループ化したビュー《クリックで拡大》
リストやライブラリは、このようにグループ化することでアイテムをまとめて表示できるので、グループ化用の列を作るなどして利用するとよいだろう。
筆者紹介
リアルコム株式会社
プリンシパルコンサルタント 近藤正俊
シニアコンサルタント 丹内幸男
テクニカルコンサルタント 井村克也
リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。
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