ヨヤクルの予約受け付け方式は「順番待ち予約」「日時指定予約」「順番待ち／日時指定の混在予約」の3種類に対応する。また、予約患者を最優先した順番呼び出しができる点が特徴だ。予約なしで来院した患者が多く訪れたり、診察が長引いたりした場合でも、なるべく予約患者の待ち時間が発生しないように自動調整して順番呼び出しを変更する。

　「予約受け付け方式によって異なるパッケージを提供する診療予約システムもあるが、ヨヤクルは追加費用なしで予約受け付け方式の変更を柔軟に行える点が特徴」（最上氏）

マイアポイント帳

　ヨヤクルを導入した医療機関は、「マイアポイント帳」画面で患者登録や受け付け、次回予約などの処理を行う。マイアポイント帳は、表形式で患者情報を一覧表示する。また、カルテ番号や診察券番号、氏名、科目別など最大11項目を管理でき、項目ごとの選択表示も可能だ。さらに、表示項目の順番を入れ替えたり、列の幅や高さ、背景色など、アポイント帳画面の表示形式をカスタマイズできるなど「Microsoft Excelのように利用できる」（最上氏）という。

アポイント帳画面の一覧から患者を選択し、［受付］ボタンをクリックすると受け付けが完了する。患者の状態ごとに色を分けて表示する。例えば、受付処理を行った患者は、背景が水色になる《クリックで拡大》

項目の設定例《クリックで拡大》

　マイアポイント帳では、診療科目や医師ごとに平均診療時間を設定する。外来診療の他に、インフルエンザの予防接種や健康診断などの受け付け処理にも対応できる点が導入メリットだという。また、「患者メモ」によって患者の状況や設備予約などの情報をスタッフ間で共有できる。

3種類のメール通知機能

　ヨヤクルでは以下3種類のメール配信機能を利用できる。

1. 診察前お知らせ
2. 予約時間お知らせ
3. 医院からのお知らせ

　診察前お知らせ機能では、診察時間や診順番などをメールで通知する。予約時間お知らせ機能は、予約患者が事前に設定した日時に予約状況をメールで配信することで、患者の予約確認や予約忘れの防止などを支援する。医院からのお知らせ機能では、休診日などの情報をメールで配信する。通知対象を絞り込むことができ、配信内容はWeb予約の受付画面にも連動表示される。「これまで直接来院したり、医院のWebサイトを確認するまで分からなかった情報を発信したりすることで、電話問い合わせによるスタッフの負荷軽減や患者満足度の向上にも役立つ」（最上氏）。

医院からのお知らせ作成画面例《クリックで拡大》

電子カルテ連動機能でスタッフの業務負荷を軽減

　ヨヤクルでは「電子カルテ連動機能」によって、電子カルテの頭書き情報をヨヤクルに、ヨヤクルの受付情報を電子カルテにそれぞれ反映できる。また、診察終了時に電子カルテの入力が完了すると、ヨヤクルの受付待ちの患者一覧から対象患者が消える。予約システム側での患者登録や診察完了の入力が不要となり、院内スタッフの手間を軽減する。

電子カルテの患者情報が自動反映される（ラボテックの電子カルテ「SuperClinic」）

　最上氏によると、ヨヤクル導入機関から反響が多いのは「問診に近い簡易的な情報を事前に得ることができる“Webメモ”機能」という。予約患者の来院目的、体温など現在の状況をWeb予約時に入力してもらう。医療機関が来院前に確認することで、流行性疾患における感染者、感染の可能性が高い人への配慮、設備予約や医薬品などの在庫確認などを実施できる。より迅速に適切な医療サービスの提供を支援するという。

　ヨヤクルは「スタッフへのヒアリング」「カスタマイズ」「操作レクチャー」などの手順を経て本稼働。既存クリニックでは、1カ月程度で導入できる。

マーケティング支援機能の提供を視野に

　エス・ワイ・エスは「ホテルやレストランなどの予約システムを提供している強みを生かし、患者へのホスピタリティ向上を支援していきたい」という。また、単なる業務効率化ツールではなく医院の経営戦略に役立つマーケティング支援機能の提供を視野に入れ、予約システムだけにとどまらない“地域の医療連携に貢献するシステム”の提供を目指している。