専門知識が重要
「未来の会議室」にはIT部門の知恵と管理能力が求められる
企業が「未来の会議室」を評価している。エンドユーザーにとっての使い心地が一貫した会議室を作り出すには、IT部門はこのプロジェクトを主導する必要がある。
未来の会議室を待望する企業が増えている《クリックで拡大》
ユニファイドコミュニケーションのアナリストによると、会議室を近代化する企業が増えているため、IT部門はこうしたプロジェクトを統率し、会議空間を隅々まで担当する必要があるという。多くの場合、施設を管理するチームが会議室の管理の大部分を担う。だが、会議空間へのテクノロジーの関与が大きくなるにつれ、こうした管理をIT部門が施設管理チームから引き継ぐ必要がある。
誰が会議室を管理するべきか
多くの場合、企業は会議室の担当者や管理者を社内で取り決めていない。そう話すのは、技術顧問企業Nemertes Researchの創設者兼社長のロビン・ガレイス氏だ。つまり、会議室はIT部門が管理することもあれば、施設管理チームが管理することもある。
ただし、施設管理チームのスタッフには、会議空間の管理に必要な詳しい技術的背景が不足している場合がある。施設を管理する担当者が、人事部門や最高執行責任者（COO）になることもあれば、従業員が業務を行う現場を管理する担当者になることもある。
「依然として、施設管理チームが会議室を担当しているのが、多くの企業の現実だ。会議室の管理を施設管理チームからIT部門に引き継ぐのは容易なことではないだろう」（ガレイス氏）
IT部門は、会議室の管理を引き継ぐ理由を説明する必要がある。例えば、会議室には多くのテクノロジーが組み込まれているため、IT部門には会議室の全体戦略を管理する技術的な専門知識があることを主張できる。
同時に、IT部門は会議室に関する議論から施設管理担当者を完全に排除すべきではないとガレイス氏は話す。IT部門には、会議室の面積、人間工学、配線の設計など、さまざまなことに引き続き施設管理チームの協力が必要になる。
最終的には、施設管理チームからIT部門への管理の引き継ぎは、COOのような高い立場の人間が道筋をつけることになるとガレイス氏は付け加えた。
未来の会議室を支える要素
この担当部署の問題が「未来の会議室」の最大の原動力になるとガレイス氏は話す。それは、企業が会議室を刷新し、こうした共同作業の場所の管理を囲い込もうとしているためだ。
会議室の管理を単独のチームが管理しないと、会議室のデザイン、ネットワーク接続、電源、音質、チームコラボレーションソフトウェアの統合などで、会議室の一貫性が損なわれる恐れがある。こうした一貫性の欠如が起きると、従業員による会議室の利用も妨げられる。
約650人のITリーダーを対象にNemertesが行ったグローバル調査によると、3分の2の企業が、「未来の会議室」プロジェクトを進行中か、2018年または2019年に会議室プロジェクトの評価／計画を予定しているという。
こうしたプロジェクトの目標の1つが、企業全体で1 つの部署が会議室を担当することだ。これにより、会議空間の標準化が後押しされる。そうなれば、従業員は1つ会議室の使い方を覚えれば、他の全ての会議室も同じように使うことができる。未来の会議室がエンドユーザーの生産性を確実に高め、運用コストを削減すると企業が考えていることも理由の1つだ。
未来の会議室の全体像
未来の会議室を本格的に展開するときは、基礎をおろそかにしてはいけない。Nemertesの調査では、次世代会議室の最も重要な要素として、50％の企業が高速ネットワーク接続を挙げているという。調査に答えた企業は、会議室ごとにネットワーク接続の一貫性がないとしている。
会議室の他の重要な要素としては、音質の高さ、エンドユーザーが利用できる電源の数、高画質のビデオ会議、予定表の統合、ワイヤレスの画面共有、企業全体で一貫性のあるコラボレーションツールセットへの容易なアクセスなどが挙げられている。
ガレイス氏は未来の会議室についての最新のウェビナーで、チームコラボレーションツールのユーザーインタフェースに一貫性があり、使いやすいと、会議の効率が上がると述べている。約80％の企業がチームコラボレーションツールを使用、評価、計画している。
Nemertesの調査結果によると、企業にとって最も重要なチームコラボレーション機能として、ドキュメントの共有、音声と動画によるコミュニケーション、画面の共有が挙げられている。また、66％の企業は、全てのコラボレーション機能が1つのスイートにまとまっていることを望んでいる。
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