メールで取引情報を受け取った場合は、該当する全てのメールを保存する必要はなく、添付された取引情報ファイルのみを保存すれば十分だ。「クラウドサービスを利用して請求書を受け取った」「スマートフォンアプリケーションでの決済で、ベンダーから利用明細を受け取った」という場合も電子取引に該当する。

　従業員が支払先から電子データで領収書を受け取る場合、これが企業の業務としての行為なのであれば電子取引に該当する。従って、これらの取引情報は企業がとりまとめるか、いったん従業員が業務用のPCやスマートフォンに保管することになる。その上で、企業は「金額」「取引先」といった条件で検索できるように、取引情報を管理することが必要だ。

　2021年度（令和3年度）の税制改正における電子帳簿保存法の改正法施行日は2022年（令和4年）1月1日だ。そのため、例えば3月決算の会社ならば取引情報の保存要件は以下のようになる。「取引が発生したのが2021年1月1日より前か後か」と線引きして考えればよい。

• 2021年4月1日～2021年12月31日に発生した電子取引
  • 改正前の保存要件に基づく
• 2022年1月1日～2022年3月31日に発生した電子取引
  • 改正後の保存要件に基づく

　ただし、2022年1月1日から2023年12月31日までの2年間は一定の要件下（注1）で宥恕（ゆうじょ）措置が認められることとなっている。2022年1月1日～2023年12月31日に発生する電子取引については、保存すべき取引情報を書面に出力して保存し、税務調査などの際に提示できるようになっていれば問題ない。2024年1月1日以後に発生する電子取引の取引情報については、改正後の保存要件に従った取引情報の保存が必要だ。

※注1：「令和4年度税制改正の大綱」（2021年12月24日閣議決定）には、所轄の税務署長が「やむを得ない事情がある」と認め、かつ保存義務者が質問検査権に基づく電磁的記録の出力書面（整然とした形式および明瞭な状態で出力されたものに限る）を提示できるようにしている場合であれば、保存要件にかかわらず経過措置を講ずる、という旨の記載がある。

実務ではここに気を付けたい、電子取引データの保存方法

　国税関係書類はメールに添付してやりとりすることが一般的だ。Q&Aによれば、メールに添付された請求書（PDF形式）は、以下のような方法で保存すれば要件を満たしたことになる。

1. 請求書データのファイル名に規則性を持たせて保存する
   • 例えば「YYYYMMDD_（取引先名）_（金額）」などのルールでファイル名を記載する（注2）。もしくは該当ファイルとは別に、ファイル名に連番を付した「索引簿」（図1）で管理する。
2. 「取引先」や「各月」といった任意のフォルダ別に保存する
3. 電子取引データの訂正削除防止に関する「事務処理規程」を作成する

　実務においては、1の方法だとファイル名を命名規則に基づいて厳格に運用したり、索引簿との二重管理をしたりすることになり、管理の手間がかかる。そのため2（任意のフォルダ別管理）が合理的だと考えられる。現状の運用方法を大きく変えるのが当面は難しいのであれば、3（事務処理規程の作成）で急場をしのぐのも一つのやり方だ。

※注2：基準期間（2年度前）の売上高が1000万円以下で、税務職員からの電子データ提供の求めに応じられる場合は不要。

図1　索引簿のサンプル（出典：国税庁Webサイト「参考資料（各種規程等のサンプル）」の「索引簿の作成例」から引用）《クリックで拡大》

　次回は、電子取引データの保存環境要件の中から、実務で気を付けたいポイントを解説する。