コラボレーションツールを業務に生かし切る条件【前編】
コロナ禍に導入したコラボレーションツールが定着しなかった理由
コロナ禍を契機に加速したコラボレーションツールの利用。導入したからには生産性向上にコラボレーションツールを役立てたいと願うものの、うまくいかない場合がある。その原因を探る。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミック（世界的大流行）をきっかけに進んだのが、コラボレーションツールの導入だ。具体的には、クラウドサービス形式のユニファイドコミュニケーション（UC）システムUCaaS（Unified Communications as a Service）といったツールが普及した。オフィス勤務とテレワークを組み合わせた働き方である「ハイブリッドワーク」において、さまざまな場所で働く従業員同士のコミュニケーションや業務を支援している。
コラボレーションツールが業務の生産性に与える影響を考えるとき、着目したいのは「どのコラボレーションツールを使っているのか」や「コラボレーションツールがどのような機能を搭載しているか」ではない。業務やコミュニケーションの内容に即した機能を適切に使えているかどうかだ。
「コラボレーションツールを使いこなすこと」が目的ではない
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コラボレーションツールを業務に生かす
企業がコラボレーションツールを扱う目的は、Web会議や音声通話、画面共有やビデオ通話といった機能を連携させ、業務やコミュニケーションを円滑にするためだ。コラボレーションツールの利用が拡大するにつれて、コラボレーションツールベンダーは自社製品の競争力を維持すべく機能を追加し続けている。企業のIT製品の購買担当者にとっては、機能を盛り込んだコラボレーションツールは魅力的に見える可能性がある。一方で、実際にコラボレーションツールを使う従業員が、全ての機能を使いこなせるかどうかは別の問題だ。
従業員がさまざまな業務を同時進行で実施する際、処理できる件数には限度がある。コラボレーションツールに機能を追加していくと、ある程度を超えたところで、コラボレーションツールを使っても生産性が向上しにくくなる。にもかかわらず、従業員は機能が増えたコラボレーションツールを使って業務をしなければならないため、逆に生産性が低下する可能性がある。業務中の全ての通話をビデオ通話で実施する必要はないし、「業務の生産性を上げるために最も多くの機能を使いこなせるのは誰か」を競っているわけでもないことを企業は認識すべきだ。
後編は、コミュニケーションや業務の条件に照らし合わせたコラボレーションツールの生かし方を検討する。
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