複数のコラボレーションツールを使い分ける状況が続くと、さまざまな悪影響が生じる可能性がある。注意が必要なのは生産性の低下だけではない。どのようなデメリットがあるのか。
社内コミュニケーションのために「Microsoft Teams」「Zoom」「Cisco Webex」「Slack」といったコラボレーションツールを併用している企業は珍しくない。調査会社COMMfusionの主席アナリストであるブレア・プレザント氏は「コラボレーションツールが乱立すると、エンドユーザーはどれを何に使うべきかを把握し切れなくなり、混乱してしまう」と警告する。
エンドユーザーが多種多様のコラボレーションツールを使い分ける状況を放置すると、さまざまな悪影響が生じる可能性がある。プレザント氏が挙げる代表的な問題は次の通りだ。
セキュリティ対策も考慮すべきポイントだ。複数のツールを併用している場合、IT部門にはその分の専門知識と運用管理の労力が必要になる。
もし個々のチームが好き勝手にツールを導入していいことになると、IT部門は全てのツールを安全に管理できず、適切なサポートができなくなる。そうなると、セキュリティ対策を正しく実施しているかどうかを確認するのは、それぞれのエンドユーザーになってしまう。「IT部門が関与しなければ、社内で使用しているツールに関する知識にギャップが生じるだけでなく、エンドユーザーがセキュリティの問題を引き起こす懸念がある」。米TechTargetの調査部隊Enterprise Strategy Group（ESG）のシニアアナリストであるゲイブ・クヌス氏はそう話す。
ツールの乱立で見過ごされているもう一つの問題が「認知疲労」（認知機能の低下）だ。複数のツールを行ったり来たりしていると、エンドユーザーは精神的に疲弊する可能性がある。クヌス氏は「アプリケーションの切り替え1回当たりで損なわれる時間がそれほど多くないとしても、積み重ねで疲労は増大する」と述べる。
この認知疲労の問題についてはプレザント氏も同意を示す。「1つのツール画面上で作業していたのに、突然変更しなければならなくなると、脳を切り替えることが難しくなっていき、認知疲労を引き起こす可能性がある」（同氏）
後編は、コラボレーションツールの乱立を防いで適切に管理するためのヒントを解説する。
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