Teams、Zoom、Slack……その疲労感は「コラボツール乱立」のせい？：コラボツールの乱立をどう避ける？【中編】

複数のコラボレーションツールを使い分ける状況が続くと、さまざまな悪影響が生じる可能性がある。注意が必要なのは生産性の低下だけではない。どのようなデメリットがあるのか。

[Melanne Ghahraman，TechTarget]

　社内コミュニケーションのために「Microsoft Teams」「Zoom」「Cisco Webex」「Slack」といったコラボレーションツールを併用している企業は珍しくない。調査会社COMMfusionの主席アナリストであるブレア・プレザント氏は「コラボレーションツールが乱立すると、エンドユーザーはどれを何に使うべきかを把握し切れなくなり、混乱してしまう」と警告する。

“コラボツール乱立”が引き起こす悪影響

　エンドユーザーが多種多様のコラボレーションツールを使い分ける状況を放置すると、さまざまな悪影響が生じる可能性がある。プレザント氏が挙げる代表的な問題は次の通りだ。

• ツール切り替え時にエンドユーザーの集中力が切れる
• ツール間の相互運用性がなく、作業が非効率的になる
• どのツールをどの作業に使えばいいのか判断できない
• ワークフローが乱れる
• 生産性が低下する

　セキュリティ対策も考慮すべきポイントだ。複数のツールを併用している場合、IT部門にはその分の専門知識と運用管理の労力が必要になる。

併せて読みたいお薦め記事

連載：コラボツールの乱立をどう避ける？

• 前編：チームの共同作業を乱す「またツールが増えた」問題の落としどころ

コラボレーションツールの現在

• 「ユニファイドコミュニケーション」（UC）の主要トレンド5選
• ZoomでもWebexでもなく「Teams」こそ“完璧で究極のWeb会議ツール”になる予感
• 「テレワークの電話応対」で不満噴出　法律事務所を救った「UCaaS」とは

　もし個々のチームが好き勝手にツールを導入していいことになると、IT部門は全てのツールを安全に管理できず、適切なサポートができなくなる。そうなると、セキュリティ対策を正しく実施しているかどうかを確認するのは、それぞれのエンドユーザーになってしまう。「IT部門が関与しなければ、社内で使用しているツールに関する知識にギャップが生じるだけでなく、エンドユーザーがセキュリティの問題を引き起こす懸念がある」。米TechTargetの調査部隊Enterprise Strategy Group（ESG）のシニアアナリストであるゲイブ・クヌス氏はそう話す。

　ツールの乱立で見過ごされているもう一つの問題が「認知疲労」（認知機能の低下）だ。複数のツールを行ったり来たりしていると、エンドユーザーは精神的に疲弊する可能性がある。クヌス氏は「アプリケーションの切り替え1回当たりで損なわれる時間がそれほど多くないとしても、積み重ねで疲労は増大する」と述べる。

　この認知疲労の問題についてはプレザント氏も同意を示す。「1つのツール画面上で作業していたのに、突然変更しなければならなくなると、脳を切り替えることが難しくなっていき、認知疲労を引き起こす可能性がある」（同氏）

---

　後編は、コラボレーションツールの乱立を防いで適切に管理するためのヒントを解説する。

TechTarget発　世界のインサイト＆ベストプラクティス

米国TechTargetの豊富な記事の中から、さまざまな業種や職種に関する動向やビジネスノウハウなどを厳選してお届けします。