2023年11月02日 05時00分 公開
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「Teams」と「SharePoint」で何ができる? コラボレーションで活躍する機能群TeamsとSharePointの連携方法【前編】

「Microsoft Teams」と「Microsoft SharePoint」は、どちらも「Microsoft 365」のアプリケーションだ。業務効率化に貢献するTeamsとSharePointの機能とは。両者の特徴や、連携機能を説明する。

[Reda ChouffaniTechTarget]

 Web会議ツール「Microsoft Teams」(以下、Teams)と、社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)は、どちらもMicrosoftのサブスクリプション形式の製品やサービス群「Microsoft 365」の一部だ。

 TeamsとSharePointを連携させることは、企業のシステムを簡素化したり、データ共有の効率化を後押ししたりする。TeamsとSharePointが備える機能や、連携できる機能、Teamsで使えるSharePointの機能などを紹介する。

実は深く関係しているTeamsとSharePoint

 Teamsは、複数のエンドユーザーがデータを共有し、共同作業をする際に役立つ。 インスタントメッセージング、音声(通話)およびビデオ会議、ドキュメント共有、AI(人工知能)技術による要約といった機能がTeamsにはある。Teamsは、Microsoft 365に含まれる、以下の製品/サービスと連携可能だ。

  • 文書作成ソフトウェア「Microsoft Word」
  • 表計算ソフトウェア「Microsoft Excel」
  • プレゼンテーションツール「Microsoft PowerPoint」
  • デジタルノートアプリケーション「Microsoft OneNote」
  • リスト管理ツール「Microsoft Lists」
  • ローコード開発ツール「Microsoft Power Apps」
  • タスク管理ツール「Microsoft Planner」
  • BI(ビジネスインテリジェンス)ツール「Microsoft Power BI」
  • 動画共有サービス「Microsoft Stream」

 TeamsはMicrosoftのファイル共有サービス「SharePoint Online」と連携しており、Teamsの共有データはSharePoint Onlineのデータ領域に格納される。

 SharePointの機能および特徴を以下にまとめる。

  • タスクやスケジュール、ニュースなどの情報をまとめて閲覧できるリスト機能
  • 静的コンテンツの公開や、共同で編集する動的コンテンツを閲覧できるWebページ作成機能
  • ERP(統合業務)パッケージのクラウドサービス「Microsoft Dynamics 365」やERPシステムなど外部データソースとの連携機能
  • AI技術を活用したドキュメント整理・分析機能「Microsoft Syntex」
  • カスタマイズ可能なエンタープライズサーチ

 SharePointでは、エンドユーザーが所属する「チーム」を作成可能だ。チームごとの「ライブラリ」にファイルを保存してチーム内で共有することにより、変更履歴を記録したり、アクセス権限を設定したりしながら共同編集が可能になる。チームを作成すると、情報共有のためのポータルサイトである「チームサイト」が自動的に作成される。チームサイトを使って、メンバー間でドキュメントの共同編集や情報交換の場として利用可能だ。

SharePointの機能をTeamsで使うには

 Teamsのドキュメント共有メニューには「SharePointで開く」というオプションがある。このオプションを使用することで、エンドユーザーはSharePointの標準機能を利用できる。利用できる機能の例を以下に示す。

  • ドキュメントのバージョン管理
  • ドキュメントへのタグ付け
  • クラウド型RPA(ロボティックプロセスオートメーション)ツール「Microsoft Power Automate」との連携
  • 保存ポリシー、データ損失ポリシー、リーガルホールド(訴訟に必要な証拠保全の手順)など、ドキュメントに関するコンプライアンスデータの閲覧

 MicrosoftはTeamsのインタフェースで、SharePointの機能の一部を標準で使えるようにしている。そのため、わざわざSharePointでコンテンツを開かなくても使用できる機能もある。以下にそうした機能の例を挙げる。

  • Teams内でのドキュメントの移動
  • ドキュメントのコピー
  • ドキュメントやフォルダへのアクセス権限の管理
  • Teamsでのドキュメント閲覧
  • ドキュメントへのリンク生成と、生成したリンクのメールおよび他コンテンツへの挿入
  • 他人によるドキュメントの変更を防ぐための「チェックイン」と「チェックアウト」

 次回は、TeamsとSharePointを連携させる方法を紹介する。

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