「Teams」と「SharePoint」で何ができる？　コラボレーションで活躍する機能群：TeamsとSharePointの連携方法【前編】

「Microsoft Teams」と「Microsoft SharePoint」は、どちらも「Microsoft 365」のアプリケーションだ。業務効率化に貢献するTeamsとSharePointの機能とは。両者の特徴や、連携機能を説明する。

実は深く関係しているTeamsとSharePoint

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Microsoft製品の連携

　Teamsは、複数のエンドユーザーがデータを共有し、共同作業をする際に役立つ。インスタントメッセージング、音声（通話）およびビデオ会議、ドキュメント共有、AI（人工知能）技術による要約といった機能がTeamsにはある。Teamsは、Microsoft 365に含まれる、以下の製品／サービスと連携可能だ。

文書作成ソフトウェア「Microsoft Word」
表計算ソフトウェア「Microsoft Excel」
プレゼンテーションツール「Microsoft PowerPoint」
デジタルノートアプリケーション「Microsoft OneNote」
リスト管理ツール「Microsoft Lists」
ローコード開発ツール「Microsoft Power Apps」
タスク管理ツール「Microsoft Planner」
BI（ビジネスインテリジェンス）ツール「Microsoft Power BI」
動画共有サービス「Microsoft Stream」

　TeamsはMicrosoftのファイル共有サービス「SharePoint Online」と連携しており、Teamsの共有データはSharePoint Onlineのデータ領域に格納される。

　SharePointの機能および特徴を以下にまとめる。

タスクやスケジュール、ニュースなどの情報をまとめて閲覧できるリスト機能
静的コンテンツの公開や、共同で編集する動的コンテンツを閲覧できるWebページ作成機能
ERP（統合業務）パッケージのクラウドサービス「Microsoft Dynamics 365」やERPシステムなど外部データソースとの連携機能
AI技術を活用したドキュメント整理・分析機能「Microsoft Syntex」
カスタマイズ可能なエンタープライズサーチ

　SharePointでは、エンドユーザーが所属する「チーム」を作成可能だ。チームごとの「ライブラリ」にファイルを保存してチーム内で共有することにより、変更履歴を記録したり、アクセス権限を設定したりしながら共同編集が可能になる。チームを作成すると、情報共有のためのポータルサイトである「チームサイト」が自動的に作成される。チームサイトを使って、メンバー間でドキュメントの共同編集や情報交換の場として利用可能だ。

SharePointの機能をTeamsで使うには

　Teamsのドキュメント共有メニューには「SharePointで開く」というオプションがある。このオプションを使用することで、エンドユーザーはSharePointの標準機能を利用できる。利用できる機能の例を以下に示す。

ドキュメントのバージョン管理
ドキュメントへのタグ付け
クラウド型RPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール「Microsoft Power Automate」との連携
保存ポリシー、データ損失ポリシー、リーガルホールド（訴訟に必要な証拠保全の手順）など、ドキュメントに関するコンプライアンスデータの閲覧

　MicrosoftはTeamsのインタフェースで、SharePointの機能の一部を標準で使えるようにしている。そのため、わざわざSharePointでコンテンツを開かなくても使用できる機能もある。以下にそうした機能の例を挙げる。

Teams内でのドキュメントの移動
ドキュメントのコピー
ドキュメントやフォルダへのアクセス権限の管理
Teamsでのドキュメント閲覧
ドキュメントへのリンク生成と、生成したリンクのメールおよび他コンテンツへの挿入
他人によるドキュメントの変更を防ぐための「チェックイン」と「チェックアウト」

　次回は、TeamsとSharePointを連携させる方法を紹介する。

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