IT担当者がMicrosoft Outlookの代替製品を探すヒントは、そのユーザーが最も必要とする機能を考慮し、それらのニーズに最も適する電子メールクライアントを選択することだ。
Microsoft Outlookは企業において最も一般的なメールクライアントだが、選択肢は他にもある。
「Microsoft Outlook 2016」（以下、Outlook）は、豊富な機能を備えた電子メールクライアントだ。メールのマージ（統合）やQuick Steps（メール管理を支援する機能）の自動化、メール暗号化などの機能を持つ。とはいえ、豊富な機能は必要ないという企業もあり、そのような企業はOutlookの代替製品に頼ることが可能だ。
Outlookの代替製品を探す場合、IT担当者はユーザーが最も価値を置く機能を考慮すると良いだろう。
ユーザーがOutlookと同じようなオプション機能を必要とする場合は、「Outlook on the web」（旧OWA）がお勧めだ。Outlook on the webはWebブラウザで利用するメールアプリで、見た目と機能はOutlookとほぼ同じだ。しかし「予定表を統合する」「受信メールの自動管理をする」などの機能は使えない。あくまでもMicrosoftのメールサービスに接続するだけだ。それだけでも、Microsoft Outlookの優れた代替製品になり得る。
他には「Mozilla Thunderbird」（以下、Thunderbird）も選択肢となり得る。Outlook同様、Thunderbirdはメールやカレンダー、タスクといった機能を利用できる。チャット機能も実装されているが、何といっても一番の強みはThunderbirdが無料であることだ。
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