クラウド向けセキュリティ「CASB」にも注目
「個人用Gmailの業務利用」はどう考えても危険、それでも使う？
BYOD（私物端末の業務利用）戦略の一環として個人用Gmailアカウントを業務利用するのは企業にとって高いリスクをはらむ。その理由を解説する。
ビジネス向けと個人向けのGmailは、管理機能やセキュリティ面で大きく異なる。
現在、BYODの一環として、従業員にGoogleのメールサービス「Gmail」が無料で提供する個人用アカウントを使って業務用メールをやりとりさせている企業があるという。こうした企業は、社用のメールアカウントとは別に、従業員に個人用Gmailアカウント立ち上げさせ、“業務用アカウント”として使わせる。こうしたやり方は、ビジネス戦略として果たして有効なのだろうか。
Gmailを含むサードパーティーによるメールサービスを企業が活用する場合、ある程度のリスクを伴う。ただし、その度合いは状況次第で変わってくる。
Googleは、クラウドサービスの一環として、ビジネス向けのメール機能を提供している。こうしたメール機能は、アカウント管理など、Googleが無料で個人に提供するメールサービスにはない追加機能を備えている。企業がGoogleのビジネス用アカウントを利用する場合、プライバシー面の懸念が生じる場合もある。一方、企業が従業員に個人向けのGmailアカウントを業務利用させる場合、全く別の問題が生じる。
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個人向けGmailの業務利用がはらむ危うさ
「個人向けGmailの業務利用」という“戦略”は、企業を危険にさらしかねない。組織の管理が行き届かない無料サービスを利用し、主要な業務連絡使うことは、非常に危険だ。個人向けGmailの場合、通信自体や送信したデータを保護するセキュリティポリシーを管理できない。他にも、個人向けGmailに欠けているビジネス向けの必須機能には、次のようなものがある。
- データロス防止機能（送信データの損失を防ぐ）
- Webフィルタリング機能
- フィッシング対策機能
- eディスカバリ機能（法廷闘争が起こった場合の関連電子情報開示）
それでもセキュリティ対策を講じたい場合
個人用Gmailアカウントの業務利用は、企業のセキュリティを著しく脅かす恐れがあるため、お勧めしない。
ただし、企業があえて個人用Gmailの利用を決定した場合、セキュリティリスクを抑える方法はある。
その1つが、情報の暗号化だ。従業員が個人のGmailアカウントを業務連絡に使う場合、全ての情報を確実に暗号化する。暗号化の対象は、電子メールや添付書類、インスタントメッセージなどを含む。例えば、Mailvelopeが提供する同名サービスは、電子メールの内容を暗号化する。複数のコミュニケーションアプリ向けプラグイン「Pidgin」は、Googleのメッセージングアプリ「Googleハングアウト」を使ってやりとりされる内容を暗号化できる。こうしたサービスを利用することで、企業はデータ漏えいなどのセキュリティリスクを多少抑えられる可能性もある。
ただし、こうした対策を講じたところで、企業の安全なBYOD戦略に必要なポリシー管理は望めない。企業が業務用電子メールにGoogleのビジネス用アカウントを利用する場合も、各従業員のモバイルデバイスではパスワードロックやアプリケーション管理は徹底すべきだ。各デバイスのプロファイル作成やデバイス紛失の際のリモートワイプ機能も必須といえる。
CASB利用のススメ
企業がビジネス向けではなく個人向けのGmailを業務利用するということは、上述の機能を全く利用できないうえ、自社データをリスクにさらすことを意味する。ビジネス向けGmailアカウントを使用しても、企業にとってのリスクは残る。GmailやGoogleドライブの個人および企業のアカウントは、データ漏えいにつながる可能性があるためだ。Netskopeの同名サービスやForcepointの「Forcepoint CSAB」など、“CASB（キャスビー）”（注）と呼ばれるクラウドサービス向けセキュリティソリューションは、企業にとって、認可済みのビジネス向けアカウントと個人用アカウントの区別や、SaaSアプリケーション向けのポリシー作成に役立つだろう。
※注：Cloud Access Security Brokerの略称。クラウドサービスの仲介者（Broker）のような位置から、利用状況の可視化やシャドーITの検知、セキュリティポリシーの適用や情報漏えい防止機能を実行する。
唯一、企業が業務連絡に個人用Gmailアカウントを利用せざるを得ない状況があるとすれば、事故や災害などで企業の電子メールサーバが破損した場合だろう。そうした状況では、破損の影響を受けたネットワークを停止させ、別のネットワーク経由で連絡を続ける方法が有効だ。サーバが破損した場合、その影響を受けたネットワークやシステムは、もはや信頼できないからだ。そうした場合を除き、Gmailなどの業務利用は、BYOD戦略の一環としてもお勧めしない。
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