組織が思い切ってMicrosoft Office代替製品の導入へと踏み出す場合、まず全体像を検討することが重要だ。IT担当者は代替製品にMicrosoft Officeと同等の機能があるか知っておく必要がある。ユーザーは、使い慣れているという理由だけで、利用するツールをOfficeソフトと比較する。Officeソフトと類似していない場合、従業員は利用をためらい、混乱する可能性があり、そのために生産性が低下してしまう。

　それぞれの代替スイートにはMicrosoftのサービスに対応する独自のバージョンのサービスが備わっている。IT担当者は、代替スイートの全製品が組織のニーズやユーザーの期待に沿っているか確認するために、スイート全体ではなく、1つ1つの製品単位でスイートを比較することをお勧めする。機能を比較するには、各製品の詳細をつぶさに見るのが賢明だ。Wordの代替製品は一見するとWordと非常に似通って見えるが、機能には制限があり、動作も異なる。スプレッドシートで利用できるピボットテーブルなどのお役立ちツールがない場合、このようなアドオンに頼っているユーザーが困惑する可能性がある。

オフィスでの利用に適合するか？

　また、IT担当者は組み込みの容易さや代替スイートが提供するサポートについても評価しておくことをお勧めする。IT担当者は、代替ツールが過去の全Microsoftドキュメントを新型式に変換できることを確認しておくことが重要になる。さもなければ、ユーザーが重要なデータを失うリスクがある。IT担当者は、情報を抽出するために古いファイルをOpenDocument形式にエクスポートし、このエクスポートしたファイルを代替製品に対応する形式に再構成できる。こうすると、組織は新しいスイートへの移行をゆっくりと進めつつ、Microsoftの継続利用が可能になる。

　選択したMicrosoft Officeの代替製品が、特定のWebブラウザまたはOSをサポートしていない、または一部をサポートしていない場合、適切に動作しない。組織がデスクトップを中心に環境構築をしている場合は、クラウドベースのスイートの利用は賢明な選択とはいえない。また、IT担当者は、「Active Directory」や「Windows PowerShell」などのMicrosoft Officeに依存する全てのツールの調整を準備するべきだ。なぜなら、これらのツールはMicrosoft以外の製品には同一の機能を提供しないからだ。

企業が採用するには何が必要か？

　ユーザーが日々使用している、最も一般的なOfficeツール2つが、WordとExcelだ。高性能なスイートの大半はWordとExcelの両方に対応する製品を備えている。これら2つの製品が1つのスイートに組み込まれていれば、組織にとって有益だ。なぜならユーザーはこの両方のツールを使用するからだ。

　Microsoft Officeの最もよく知られている競合製品の1つが、Google Cloudの「G Suite」だ。G Suiteでは、Google ドキュメント（Google Docs）やGoogle スプレッドシート（Google Sheets）、加えてその他の機能も無料で提供している。Google DocsもGoogle Sheetsも最新バージョンのWordやExcelほどたくさんの機能を提供しているわけではないが、クラウド上に展開されているため、Officeでは不可能な共同作業を行える機能を提供している。

　その他、Microsoft Officeの無料の代替製品としては、Microsoft Officeが提供するほぼ全機能を持つオープンソーススイート「LibreOffice」がある。LibreOfficeは、WriterやCalc、その他多くの機能を備え、「Windows」や「macOS」、Linux、モバイルプラットフォーム上で動作する。LibreOfficeはまた、古いドキュメントや画像形式にも対応しており、これは古いファイルを使用している組織に対してアピールポイントとなり得る。

　その他の確かな実績のあるMicrosoft Officeの代替製品には、「SoftMaker」や「FreeOffice」「Apache OpenOffice」「Thinkfree Office」などがある。FreeOfficeはWindowsやLinux、Google Androidに対応しており、OpenOfficeはWindowsやLinux、macOSに対応、Thinkfree OfficeはWindowsやmacOSに対応している。これらの代替製品は全て無料となっており、異なるレベルの機能を提供している。

代替製品を試してみよう

　モバイルアプリケーションは企業にとって不可欠だ。Microsoft Officeアプリケーションは、サブスクリプション制となっており、ユーザー1人当たりの価格幅は、3つの法人向けプランのいずれを選ぶかによって、5ドルから15ドルと高価になり得る。費用を抑えたい、または単純に異なるアプリケーションの利用を模索している組織は、代替製品を利用してそれらを達成し、モバイルデバイス管理機能を維持できる。鍵となるのは、ユーザーにとって必要な機能を備え、オフィス用に適したスイートと協働し、多くのデバイスに対応する適切なアプリを見つけることだ。

　IT担当者はたくさんのモバイルオフィスアプリケーションから選択できる。例えば、「Documents To Go Premium」を用いると、ユーザーはファイルを閲覧、編集、作成できる。さらに多くの機能もあるが、1つのアプリ当たり約15ドルから17ドル必要だ。このアプリは、AndroidやApple iOS、BlackBerryプラットフォーム上で利用でき、Appleの「Air Drop」などのクラウドサービスに対応している。他の選択肢としては、「SmartOffice」があり、これは1つのアプリ当たり約10ドル必要であるが、AndroidやiOS、LG ElectronicsのwebOSに対応している。また、一部の企業にとって有益なワイヤレス印刷機能も備えている。