“脱Excel”か“活Excel”か

「Teams」で「Excel」を使う利点と“落とし穴”

「Microsoft Teams」の機能は便利ですが、「Microsoft Excel」のファイルを使った作業では意外な不便さを強いられることがあります。Teamsを使った共同作業でExcelファイルを扱う際のこつとは。

　2020年初頭に始まった新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の問題は長期化の様相を見せています。感染防止のために人との接触を最小限にせざるを得ない状況が続く中、私たちの働き方も劇的に変わりました。業種や職種にもよりますが、テレワークが日常的に実施されるようになり、在宅勤務やコワーキングスペースの利用なども珍しくなくなりました。

　とはいえビジネスにおいて、取引先や社内の関係者との継続的なコミュニケーションは欠かせません。このようなニーズに対して「Zoom」や「Microsoft Teams」（以下、Teams）といったWeb会議ツールが広く使われるようになっています。

　ZoomはWeb会議に特化したツールです。一方Teamsは、チーム内の共同作業を円滑に進めることを主目的にさまざまな機能を搭載しています。こうしたコンセプトの違いによって、Zoomはどちらかというと社外（取引先）とのコミュニケーションで利用され、Teamsは社内のコミュニケーションおよび組織間の共同作業で利用されている印象があります。

　特にTeamsは、サブスクリプション型のオフィススイート「Microsoft 365」（Office 365）を既に導入している企業にとって、利用に踏み切りやすいWeb会議ツールです。Microsoft 365の法人プランを利用している企業であれば、Teamsも無償で使用できるからです。

　Teamsには「チーム」を作成する機能があります。Teamsにおけるチームとは、招待された特定メンバーでWeb会議やチャット、ファイルの共有といった作業をする機能です。

　Web会議やチャットにTeamsを使うことが当たり前になると、従業員は社内のプロジェクトやタスクなどを進める際のITツールとしてTeamsのチーム機能を頻繁に使うようになります。このようにしてTeamsは、Web会議ツールとしての役割から、「テレワークにおける共同作業を円滑に進めるツール」としての役割で使われる機会が自然と増えていきます。

Teamsで共同作業する際にExcelを使うメリット

“脱Excel”か“活Excel”か

　ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。 　このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。

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