「Microsoft Teamsを入れたら共有ファイルだらけ」を避ける5つの注意事項目当ての情報を見つけやすくするルールが必要

「Microsoft Teams」を導入する際は、業務目的のファイルやメッセージ、予定が無秩序に作成されてしまう状況に陥らないようなルールや戦略を立てる必要がある。そのために注意すべき5つのポイントを紹介する。

2019年11月22日 05時00分 公開
[Jonathan BordoliTechTarget]
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 ドキュメント共有を始めとするコラボレーションツールは、ビジネスに不可欠だ。このコラボレーションにはリモートワーカーも参加する。リモートワーカーとは、在宅勤務の正社員、外勤の営業担当者などのモバイルワーカー、世界各国の現地法人のスタッフ、オフショア開発企業の担当者などを指す。こうした幅広い人員が関わる仕事環境でアジリティ(俊敏性)を実現するには、効果的なコラボレーションが必要になる。

 市場には多彩な機能を提供する数々のコラボレーションツールが出回っている。適切な戦略を実行しないと、業務目的のファイルやメッセージ、予定などのコンテンツが組織内で無秩序に作成され、増殖してしまう可能性がある。

 コラボレーション支援ツールはBox、Dropbox、Microsoft、Googleなどのベンダーが提供しており、ユーザー企業はそれらを日常的に使っている。各社のツールは、機能の詳細は異なるが、いずれも次のようなツールを組み合わせて使えるようになっている。

  • インスタントメッセージング
  • 音声(電話)・ビデオ会議
  • ドキュメント共有
  • ToDoリスト、カレンダーなどの共有

 既にMicrosoft製品を使っている企業にとってコラボレーションツールは、「Microsoft Teams」(以下、Teams)が自然な選択肢だ。Teamsは社内向け企業ポータル製品「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)をベースにしており、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、アプリケーション連携といった機能が利用できる。サブスクリプション型オフィススイート「Office 365」の各アプリケーションと連携でき、拡張機能によってMicrosoft以外のさまざまなベンダーのサービスと連携させることもできる。

 Teamsのユーザー企業は、コンテンツが無秩序に氾濫することのないよう、Teamsを展開する前に以下5つの点を念頭に置く必要がある。

1.Teamsはコンテンツ管理システムではない

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