「Microsoft Teamsを入れたら共有ファイルだらけ」を避ける5つの注意事項目当ての情報を見つけやすくするルールが必要

「Microsoft Teams」を導入する際は、業務目的のファイルやメッセージ、予定が無秩序に作成されてしまう状況に陥らないようなルールや戦略を立てる必要がある。そのために注意すべき5つのポイントを紹介する。

2019年11月22日 05時00分 公開
[Jonathan BordoliTechTarget]
画像

 ドキュメント共有を始めとするコラボレーションツールは、ビジネスに不可欠だ。このコラボレーションにはリモートワーカーも参加する。リモートワーカーとは、在宅勤務の正社員、外勤の営業担当者などのモバイルワーカー、世界各国の現地法人のスタッフ、オフショア開発企業の担当者などを指す。こうした幅広い人員が関わる仕事環境でアジリティ(俊敏性)を実現するには、効果的なコラボレーションが必要になる。

 市場には多彩な機能を提供する数々のコラボレーションツールが出回っている。適切な戦略を実行しないと、業務目的のファイルやメッセージ、予定などのコンテンツが組織内で無秩序に作成され、増殖してしまう可能性がある。

 コラボレーション支援ツールはBox、Dropbox、Microsoft、Googleなどのベンダーが提供しており、ユーザー企業はそれらを日常的に使っている。各社のツールは、機能の詳細は異なるが、いずれも次のようなツールを組み合わせて使えるようになっている。

  • インスタントメッセージング
  • 音声(電話)・ビデオ会議
  • ドキュメント共有
  • ToDoリスト、カレンダーなどの共有

 既にMicrosoft製品を使っている企業にとってコラボレーションツールは、「Microsoft Teams」(以下、Teams)が自然な選択肢だ。Teamsは社内向け企業ポータル製品「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)をベースにしており、チャット、ビデオ会議、ファイル共有、アプリケーション連携といった機能が利用できる。サブスクリプション型オフィススイート「Office 365」の各アプリケーションと連携でき、拡張機能によってMicrosoft以外のさまざまなベンダーのサービスと連携させることもできる。

 Teamsのユーザー企業は、コンテンツが無秩序に氾濫することのないよう、Teamsを展開する前に以下5つの点を念頭に置く必要がある。

1.Teamsはコンテンツ管理システムではない

会員登録(無料)が必要です

Copyright © ITmedia, Inc. All Rights Reserved.

譁ー逹€繝帙Ρ繧、繝医�繝シ繝代�

製品資料 株式会社スタディスト

「そのマニュアル、本当に見られている?」 活用されるマニュアルのポイント

業務マニュアルは使われて初めてその効果を発揮するが、そもそも見られていないことから、業務課題を一向に解決できないという企業は多い。“活用されるマニュアル”を作成・共有するには、どんなポイントを押さえるべきか。

製品資料 株式会社スタディスト

現場で使われないマニュアルと決別、活用されるために必要なコツとは

マニュアル作成において、90%以上の組織がビジネスソフトを利用しているが、それでは活用されるマニュアルへのハードルは高い。きちんと現場に使われるマニュアルにするために、ノウハウを把握しておきたい。

製品資料 株式会社スタディスト

不適合品発生の原因は「人」と「方法」、改善を促すマニュアル作成・運用術

製造業では、不適合品を極力減らすカイゼンの取り組みが重要だ。ある調査によると、不適合品発生の原因の多くは「人」と「方法」に関連しているという。企業の対応策で一般的なのはマニュアルの運用だが、ここには落とし穴がある。

製品資料 株式会社スタディスト

DXの推進を阻む「移行コスト」を解消し、新規ツールを浸透させるには?

あらゆる業界でDXの取り組みが加速する一方で、成功を実感している企業は1割にも満たないという。最大の障壁となる「移行コスト」を解消し、新規ツールを「誰にでも使える」状態にするための方法を探る。

製品資料 双日テックイノベーション株式会社

従来の電話の在り方を見直し、働き方の多様化に柔軟に対応する方法とは?

さまざまなWebシステムが使われるようになった今も、電話はやはりビジネスに不可欠なツールである。とはいえ働き方改革やDXを受け、企業における電話の在り方も大きく変わってきた。そこにフィットするソリューションがクラウドPBXだ。

From Informa TechTarget

いまさら聞けない「仮想デスクトップ」と「VDI」の違いとは

いまさら聞けない「仮想デスクトップ」と「VDI」の違いとは
遠隔のクライアント端末から、サーバにあるデスクトップ環境を利用できる仕組みである仮想デスクトップ(仮想PC画面)は便利だが、仕組みが複雑だ。仮想デスクトップの仕組みを基礎から確認しよう。

ITmedia マーケティング新着記事

news025.png

「マーケティングオートメーション」 国内売れ筋TOP10(2025年5月)
今週は、マーケティングオートメーション(MA)ツールの売れ筋TOP10を紹介します。

news014.png

「サイト内検索」&「ライブチャット」売れ筋TOP5(2025年4月)
今週は、サイト内検索ツールとライブチャットの国内売れ筋TOP5をそれぞれ紹介します。

news046.png

「ECプラットフォーム」売れ筋TOP10(2025年4月)
今週は、ECプラットフォーム製品(ECサイト構築ツール)の国内売れ筋TOP10を紹介します。