“脱Excel”か“活Excel”か

古いExcelマクロとお別れをする方法、ヒントは「ECRSの原則」

古いExcelマクロが「先祖代々受け継がれた」と呼ばれるほど愛用され続けるケースがあります。しかしマクロの不具合をメンテナンスできないまま、現場の手作業でカバーすることには大きなリスクを伴います。

意外と存在する「先祖代々受け継がれるExcelマクロ」

　「先祖代々受け継がれていくもの」といえば、家訓や商売道具、土地、家宝といったところでしょうか。このようなものであれば、家系が続いてきた証として、可能な限り、未来へ受け継いでいくべきだと思います。一方で企業内にも「先祖代々受け継がれてきた」と形容したくなるほど長きにわたって使用されている、「Microsoft Excel」（以下、Excel）のマクロが存在することがあります。

　Excelの普及が本格的に始まったのは「Excel 95」が発売された1995年以降であり、既に20年以上の月日がたっています。さすがに20年も使い続けられているExcelマクロを見掛けることはほとんどありませんが、10年近く使用され続けているExcelマクロを見掛けることはそれほど珍しくありません。技術の進歩が著しいITの世界においては、10年近く使用されていれば十分「長期にわたって使用されている」といえるでしょう。長く使われているということは、それだけ業務に欠かすことができない重要なExcelマクロであるということかもしれません。しかし、これらのExcelマクロは本当に末永く使用し、未来へ受け継いでいくべきなのでしょうか。

Excelマクロ運用に潜むリスク

　長期にわたって使用されているExcelマクロといっても、その運用が常に安定しているとは限りません。Excelマクロを扱うスキルを持つ人が、業務の変化に対応して、適宜Excelマクロに機能を追加したり、変更したり、定期的にメンテナンスをしている間は、問題が発生することはほとんどありません｡ところがExcelマクロを扱うスキルを持つ人が、社内異動や退職などで部署から離れてしまった場合はどうでしょうか。もし、部署内にExcelマクロを扱うスキルを持つ人が他にいなければ、Excelマクロのメンテナンスに関する引き継ぎが行われないこともあるでしょう。とはいうものの当面は、問題が顕在化することはありません。業務に何らかの変更があり、Excelマクロに機能を追加したり、変更したりする必要に迫られなければ、業務は通常通りに実施することが可能だからです。

　それでもいつかは、Excelマクロに手を加えなければならないときは訪れます。そのときに取り得る方法は3つ考えられます。

“脱Excel”か“活Excel”か

　ほとんどの企業が使っている表計算ソフト「Microsoft Excel」（以下、Excel）。便利なツールですが、本来の目的を超えて“使いこなし過ぎる”ことが、かえって業務効率を低下させてしまったり、業務の属人化につながってしまったりする場面があるのではないでしょうか。 　このコラムでは、日常業務でよく見掛けるExcelの活用例を紹介しながら「こんな場面は脱Excelを考えた方がよい」「こういうExcelの活用法はお薦め」といった知見を紹介していきます。

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