業務に不可欠なのに誰も管理していない「野良Excelツール」を、どうやって管理する?“脱Excel”か“活Excel”か

誰が作ったのかよく知らないまま使っているMicrosoft Excelのツールが、あなたの職場にもあるかもしれません。誰が管理しているかも不明な「野良Excel」を使い続けるリスクと、適切に管理するためのヒントを紹介します。

2018年10月09日 05時00分 公開
[村山 聡]

「企業が管理すべき対象」から外れたExcelツール

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 企業にとって必要不可欠な他社との差別化要素や各種情報、資産を適切に管理することは、企業活動において避けては通れません。例えばCoca-Cola社は、自社製コーラのレシピの特許をあえて取得していません。企業の競争力の源泉であるレシピをあえて非公開にし、数人の役員のみで厳重に管理することで、レシピ情報の漏えいを防いでいます。

 企業が取得した顧客情報は営業活動やマーケティング活動をする上で適切に管理すべきものである一方、もし漏えいしたら、企業の信用を大きく損なわせる事態につながりかねません。個人情報保護法に基づいて厳重に管理することが求められています。

 社内の情報システムであれば、勤怠管理システムや、受発注システムなど、企業活動の維持に必要不可欠な基盤システムならば担当者をアサインして、定期的なメンテナンスや障害対応などの対処方法を明確にした上で運用し、管理するのが一般的です。

 しかし企業内には、業務に必要不可欠であるにもかかわらず、製作者も分からずメンテナンス担当者も不明な「Microsoft Excel」(以下、Excel)のツールが存在することがあります。

“野良Excel”はメンテナンス担当者に負担を強いる

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