コラボツールの乱立をどう避ける？【中編】

Teams、Zoom、Slack……その疲労感は「コラボツール乱立」のせい？

複数のコラボレーションツールを使い分ける状況が続くと、さまざまな悪影響が生じる可能性がある。注意が必要なのは生産性の低下だけではない。どのようなデメリットがあるのか。

公開 2023年11月03日 08時00分

[TechTarget]

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　社内コミュニケーションのために「Microsoft Teams」「Zoom」「Cisco Webex」「Slack」といったコラボレーションツールを併用している企業は珍しくない。調査会社COMMfusionの主席アナリストであるブレア・プレザント氏は「コラボレーションツールが乱立すると、エンドユーザーはどれを何に使うべきかを把握し切れなくなり、混乱してしまう」と警告する。

“コラボツール乱立”が引き起こす悪影響

　エンドユーザーが多種多様のコラボレーションツールを使い分ける状況を放置すると、さまざまな悪影響が生じる可能性がある。プレザント氏が挙げる代表的な問題は次の通りだ。

ツール切り替え時にエンドユーザーの集中力が切れる
ツール間の相互運用性がなく、作業が非効率的になる
どのツールをどの作業に使えばいいのか判断できない
ワークフローが乱れる
生産性が低下する

　セキュリティ対策も考慮すべきポイントだ。複数のツールを併用している場合、IT部門にはその分の専門知識と運用管理の労力が必要になる。

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コラボレーションツールの現在

　もし個々のチームが好き勝手にツールを導入していいことになると、IT部門は全てのツールを安全に管理できず、適切なサポートができなくなる。そうなると、セキュリティ対策を正しく実施しているかどうかを確認するのは、それぞれのエンドユーザーになってしまう。「IT部門が関与しなければ、社内で使用しているツールに関する知識にギャップが生じるだけでなく、エンドユーザーがセキュリティの問題を引き起こす懸念がある」。米TechTargetの調査部隊Enterprise Strategy Group（ESG）のシニアアナリストであるゲイブ・クヌス氏はそう話す。

　ツールの乱立で見過ごされているもう一つの問題が「認知疲労」（認知機能の低下）だ。複数のツールを行ったり来たりしていると、エンドユーザーは精神的に疲弊する可能性がある。クヌス氏は「アプリケーションの切り替え1回当たりで損なわれる時間がそれほど多くないとしても、積み重ねで疲労は増大する」と述べる。

　この認知疲労の問題についてはプレザント氏も同意を示す。「1つのツール画面上で作業していたのに、突然変更しなければならなくなると、脳を切り替えることが難しくなっていき、認知疲労を引き起こす可能性がある」（同氏）

　後編は、コラボレーションツールの乱立を防いで適切に管理するためのヒントを解説する。