記者の「精算遅延」を防ぐ工夫
中日新聞社が“20年来のシステム”を捨てて「マネーフォワード」に移行した理由
現場直行や長期出張がたびたび発生する新聞記者にとって、紙の領収書とオフィス前提の精算業務は大きな負担だ 。中日新聞社は20年間運用したシステムからの脱却を決断し、「紙の呪縛」をどう解消したのか。
日刊新聞の発行や各種事業を手掛ける中日新聞社は、マネーフォワードが提供するクラウド型経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」を導入した。
中日新聞社は約20年にわたり、ワークフローシステムで経費精算を運用してきた。しかし、タクシー代や駐車場代、立替経費など月間数千件に上る膨大な処理が発生する中で、「電子帳簿保存法」や「インボイス制度」（適格請求書等保存方式）などの制度変更に合わせたシステム改修が、経理部門や情報システム部門にとって大きな負担になっていた。
従来のワークフローシステムはスマートフォンからの申請が困難な仕様であり、経費精算のために従業員が出社して紙の領収書を台紙に貼り付けて提出する必要があった。特に急な現場急行や長期出張が発生しやすい取材記者にとって、オフィスでの精算を前提とした運用は精算遅延の要因になっていた。紙と電子データが混在する目視チェックや承認フローの停滞も課題になる中、中日新聞社は業務システムの刷新に踏み切った。
新聞社特有の複雑な組織構造と科目管理をどのようにしてクラウドサービスで再現したのか。システム選定の決め手となった独自の制御機能と業務改革の全貌を解説する。
新聞社特有の複雑な管理体系
複数製品を比較検討した結果、中日新聞社がマネーフォワード クラウド経費を選定した最大の理由は、同社固有の複雑な業務要件に対する適合性の高さだった。
中日新聞社には、取材活動を担う編集局をはじめ、販売局、メディアビジネス局、事業局といった営業部門など、さまざまな部署が存在する。これらの部署は業務内容が大きく異なり、従来の管理体系では、管理する項目が多岐にわたり、これらを部署ごとに正しく制御して実績を計上することが経理部門にとって課題だった。具体的には、勘定科目よりも細かいレベルでの詳細項目管理や、階層を掘り下げて設定するドリルダウン形式での予算項目設定が求められていた。
こうした要件に対し、マネーフォワード クラウド経費は設定変更のカスタマイズ性で応えた。特に評価されたのが、部署ごとに利用可能な項目を制御する「出し分け機能」だ。部署ごとの業務内容に応じて表示項目を制御し、申請時の入力ミスを未然に防止する仕組みを構築した。これによって、多様な業務を抱える組織であっても、正確な実績計上と効率的な管理を実現する。
現場の機動力を支えるスマホ申請と承認プロセスの簡素化
現場での機動力こそが価値の源泉である新聞社において、経費精算のための出社義務は大きな負担だった。事件や事故が発生した際、即座に現場に向かい、そのまま長期間の出張に入る取材記者にとって、紙の領収書を台紙に貼って提出する従来の運用は大きな課題になっていた。
マネーフォワード クラウド経費の導入によって、外出先や出張先からスマートフォンによる経費申請が可能となった。記者は取材の合間に、領収書の登録から申請までを即座に完了できるようになる。カード明細や交通系ICカードとの自動連携機能、電子帳簿保存法に適合した自動読み取り機能を活用することで、手入力の手間を省き、業務効率化を実現する。
管理者にとっても、電子データと紙書類の混在による目視チェックや複雑な承認フローが軽減されるメリットがある。システムによる自動チェック機能を活用することで、これまで事務作業に費やしていた時間を削減できる見込みだ。中日新聞社 経営企画室経理部 部次長の山川雅博氏は、「外出先でもスマートフォンから申請できる仕組みは記者の機動力を高める。システムによる自動チェックを活用し、事務作業の時間を削ることで、現場の働き方を変えていきたい」と語る。
相次ぐ制度変更にも柔軟に応える持続可能なバックオフィス体制
20年間運用してきた既存システムからの脱却を決断させたもう一つの要因が、制度変更に伴うシステムの改修の負担だ。電子帳簿保存法やインボイス制度など相次ぐ法改正への手動での機能追従は、既存システムにおいて情報システム部門と経理部門に大きな作業負担を強いていた。
マネーフォワード クラウド経費を導入することで、中日新聞社の現場と経理部門の双方は新しい業務フローに移行する。今後は同サービスの定着を進め、単なる業務効率化にとどまらない、中長期的な組織の成長を支えるインフラとして活用する方針だ。
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本記事は制作段階でChatGPT等の生成系AIサービスを利用していますが、文責は編集部に帰属します。
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