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老舗みそメーカーが「SaaS型経費精算システム」で紙書類を60％削減
老舗みそメーカーのマルコメがクラウドサービス型の経費精算システムを導入した。会社全体で毎月の申請にかかる作業時間を約100時間削減できる見込みだ。どのような課題を解決できたのか。
1854年創業のみそメーカー、マルコメがクラウドサービス型経費精算システムを2023年8月に導入し、運用を開始した。導入したのは、中小企業向けのSaaS（Software as a Service）型経費精算や勤怠管理システムなどを提供するラクスの経費精算システム「楽楽精算」だ。マルコメが抱えてきた課題や、楽楽精算の導入でどのような変化があったのかを紹介する。
マルコメが抱えていた精算業務の課題とは
マルコメでは経費精算の申請を紙ベースで実施しており、以下の点が課題だった。
- 申請者、承認者、経理担当者それぞれの作業に工数が掛かること
- 年間約1万5000枚発生する紙の書類を処理し、その保管スペースを確保すること
- 2022年1月に改正された電子帳簿保存法と、インボイス制度に対処すること
これらの課題を解消すべく、マルコメは交通費や出張費などの経費精算をクラウドサービスで一元管理できる楽楽精算を導入した。導入により、申請の起票から上長による承認までを楽楽精算の画面上で完結することができるようになった。光学文字認識（OCR）技術を使って領収書や請求書の原本の読み取りをすることで、原本の貼り付けや上長への郵送、はんこの押印が不要になった。上長による承認後は、楽楽精算の画面上で経理担当者が申請内容を閲覧し、承認する。仕訳は楽楽精算が自動で完了する。申請書原本の回収、目視での内容確認やファイリングが不要となる。
楽楽精算の活用により、マルコメは申請者の毎月の作業時間を合計で約100時間削減できると見込む。年間約1万5000枚の紙書類を削減できる見通しで、書類のファイリングや保管場所の確保といった業務を軽減できる。これにより、経理担当者が決算業務など別業務に注力する時間の確保につながるという。
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