オフィスのペーパーレス化は手間もコストもかかるが、それに見合うだけのメリットが得られる可能性がある。ペーパーレス化の利点は「コスト削減」だけだと考えているとすれば、それは大きな間違いだ。
「1枚の書類を見つけるために紙の山の中を探し回る」「あふれそうな書類棚を相手にする」――。紙にまつわる煩雑な作業から従業員を解放することは、企業にとって、目指すべき職場を構築する第一歩だ。
中には「銀行の口座取引明細から従業員の医療記録まで、紙ベースの帳票を全てデジタル化するのは大変だ」と考えている企業もある。こうした企業は、業務のペーパーレス化で得られる恩恵を徹底的に評価し、見極める必要がある。
業務のペーパーレス化とは、日常業務における紙の書類の依存度を下げる、あらゆる取り組みを指す。例えば取引先から届く帳票や、デジタル化されていない情報のやり取りはペーパーレス化の対象になる。
一部の業界では、法規制によって紙からデジタルへの移行が促されている。法規制に従わない企業がペナルティーを受け、金銭的な支援を失うこともある。
企業にとって、紙の使用量を減らすメリットは幾つかある。その筆頭は、コストを削減しつつ生産性と効率性を上げられることだ。以下、ペーパーレス化の利点を幾つか列挙する。
後編は、ペーパーレス化の課題をスムーズに解決するこつを紹介する。
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