「Teams」と「SharePoint」を連携させる3大テクニックとは？：TeamsとSharePointの連携方法【後編】

「Microsoft Teams」と「Microsoft SharePoint」を連携させることは、コラボレーションやファイル共有などの観点から業務効率化につながる。連携時に利用可能な3つのテクニックを取り上げる。

[Reda Chouffani，TechTarget]

　Microsoftのサブスクリプション形式の製品やサービス群「Microsoft 365」を使っている企業であれば、Web会議ツール「Microsoft Teams」（以下、Teams）と、社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」（以下、SharePoint）の連携が視野に入る。両者を連携させることは、エンドユーザーによるコラボレーションやファイル共有の効率化をもたらす。

　TeamsとSharePointを連携させる前に、企業はSharePointの使用状況を評価し、使用中の機能をリストアップする必要がある。例えば以下の評価を実施するとよい。

• SharePointで作成したWebサイト（SharePointサイト）を一覧にし、連携するコンテンツの種類と量を決定する
  • SharePointサイトはドキュメント、リスト型データ、Webページなどを含む。
  • SharePointサイトにある複雑な構造、サードパーティー製ツールで作成したコンポーネント（部品）を特定する必要がある。
    • 複雑な構造の例としては、ワークフロー（自動で実行される一連のタスク）やWebフォーム、他システムとの連携に伴って制御されるコンテンツなどがある。
• 複雑な構造の代替アプローチを特定する
  • ワークフロー、Webフォーム、他システムとの連携が自社に必須かどうかを検討する必要もある。
• 連携に必要なツールのコストと作業の労力を見積もる
• ビジネス上のメリットを理解するために、費用対効果を分析する
• 連携作業のスケジュールと手順に関するロードマップを作成する
• ローコード開発ツール「Microsoft Power Apps」、クラウド型RPA（ロボティックプロセスオートメーション）ツール「Microsoft Power Automate」と併用することによるメリットを見積もる

　評価の結果、幾つかまたは全てのSharePointサイトをTeamsと連携させることになった場合は、以下のテクニックを使用するとよい。

連携に使える3つのテクニック

併せて読みたいお薦め記事

連載：TeamsとSharePointの連携方法

• 前編：「Teams」と「SharePoint」で何ができる？　コラボレーションで活躍する機能群
• 中編：「SharePoint」サイトは「Teams」に移すべき？　判断基準と移行方法

Microsoft製品の連携

• “古いWindows”では使えない「Windows 11」の「Teams」便利化機能
• 「Teams」で「Excel」を使う利点と“落とし穴”

テクニック1．Teamsアプリを使ってSharePointサイトからコンテンツを取得する

　Teamsで利用可能なアドオンを「アプリ」と呼ぶ。アプリの「Webサイト」はWebブラウザとして機能し、SharePointサイトなどWebベースのコンテンツをTeamsに表示する。これにより、エンドユーザーがTeamsでSharePointサイトを閲覧できる「ワンストップショップ」（全てのサービスを利用できる場所）を提供可能だ。ただしこの方法は、既存システムをそのままにすることであり、これが企業にとってデメリットになる場合がある。

テクニック2．SharePointサイトからTeamsにコンテンツを移行する

　ドキュメント用ストレージとしてSharePointを使用している企業は、コンテンツをTeamsに移行してから、SharePointサイトを削除する方法を利用可能だ。コンテンツ移行ツールを使う選択肢もある。AvePoint、Quest Software、Workleap Platformなどのベンダーが、さまざまなSharePoint移行ツールを提供している。Microsoftが提供する移行ツール「SharePoint Migration Tool」も使用可能だ。SharePoint Migration Toolによって、SharePointサイトからファイル共有サービス「SharePoint Online」やクラウドストレージサービス「OneDrive」にドキュメントを移行できる。

テクニック3．SharePointのチーム作成機能を使用する

　SharePointで作成したWebサイトには、「チームの作成」ボタンがある。このボタンを押してTeamsを立ち上げることで、SharePointサイトのドキュメントライブラリとしてTeamsのストレージ領域を確保できる。作成したチームには標準で「一般」チャネルがあり、メンバーがそこで保存したドキュメントはチームの「一般」フォルダに保管される。

　この方法は、SharePointサイトが元々保持していたドキュメントにはそのSharePointサイトからしかアクセスできない。一方Teamsで作成したドキュメントにはSharePointとTeamsの両方からアクセスできる。こうした“ハイブリッドな環境”は、エンドユーザーの混乱を招く可能性がある。

TechTarget発　世界のインサイト＆ベストプラクティス

米国TechTargetの豊富な記事の中から、さまざまな業種や職種に関する動向やビジネスノウハウなどを厳選してお届けします。