「Teams」と「SharePoint」を連携させる3大テクニックとは?TeamsとSharePointの連携方法【後編】

「Microsoft Teams」と「Microsoft SharePoint」を連携させることは、コラボレーションやファイル共有などの観点から業務効率化につながる。連携時に利用可能な3つのテクニックを取り上げる。

2023年11月16日 05時00分 公開
[Reda ChouffaniTechTarget]

 Microsoftのサブスクリプション形式の製品やサービス群「Microsoft 365」を使っている企業であれば、Web会議ツール「Microsoft Teams」(以下、Teams)と、社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)の連携が視野に入る。両者を連携させることは、エンドユーザーによるコラボレーションやファイル共有の効率化をもたらす。

 TeamsとSharePointを連携させる前に、企業はSharePointの使用状況を評価し、使用中の機能をリストアップする必要がある。例えば以下の評価を実施するとよい。

  • SharePointで作成したWebサイト(SharePointサイト)を一覧にし、連携するコンテンツの種類と量を決定する
    • SharePointサイトはドキュメント、リスト型データ、Webページなどを含む。
    • SharePointサイトにある複雑な構造、サードパーティー製ツールで作成したコンポーネント(部品)を特定する必要がある。
      • 複雑な構造の例としては、ワークフロー(自動で実行される一連のタスク)やWebフォーム、他システムとの連携に伴って制御されるコンテンツなどがある。
  • 複雑な構造の代替アプローチを特定する
    • ワークフロー、Webフォーム、他システムとの連携が自社に必須かどうかを検討する必要もある。
  • 連携に必要なツールのコストと作業の労力を見積もる
  • ビジネス上のメリットを理解するために、費用対効果を分析する
  • 連携作業のスケジュールと手順に関するロードマップを作成する
  • ローコード開発ツール「Microsoft Power Apps」、クラウド型RPA(ロボティックプロセスオートメーション)ツール「Microsoft Power Automate」と併用することによるメリットを見積もる

 評価の結果、幾つかまたは全てのSharePointサイトをTeamsと連携させることになった場合は、以下のテクニックを使用するとよい。

連携に使える3つのテクニック

テクニック1.Teamsアプリを使ってSharePointサイトからコンテンツを取得する

 Teamsで利用可能なアドオンを「アプリ」と呼ぶ。アプリの「Webサイト」はWebブラウザとして機能し、SharePointサイトなどWebベースのコンテンツをTeamsに表示する。これにより、エンドユーザーがTeamsでSharePointサイトを閲覧できる「ワンストップショップ」(全てのサービスを利用できる場所)を提供可能だ。ただしこの方法は、既存システムをそのままにすることであり、これが企業にとってデメリットになる場合がある。

テクニック2.SharePointサイトからTeamsにコンテンツを移行する

 ドキュメント用ストレージとしてSharePointを使用している企業は、コンテンツをTeamsに移行してから、SharePointサイトを削除する方法を利用可能だ。コンテンツ移行ツールを使う選択肢もある。AvePoint、Quest Software、Workleap Platformなどのベンダーが、さまざまなSharePoint移行ツールを提供している。Microsoftが提供する移行ツール「SharePoint Migration Tool」も使用可能だ。SharePoint Migration Toolによって、SharePointサイトからファイル共有サービス「SharePoint Online」やクラウドストレージサービス「OneDrive」にドキュメントを移行できる。

テクニック3.SharePointのチーム作成機能を使用する

 SharePointで作成したWebサイトには、「チームの作成」ボタンがある。このボタンを押してTeamsを立ち上げることで、SharePointサイトのドキュメントライブラリとしてTeamsのストレージ領域を確保できる。作成したチームには標準で「一般」チャネルがあり、メンバーがそこで保存したドキュメントはチームの「一般」フォルダに保管される。

 この方法は、SharePointサイトが元々保持していたドキュメントにはそのSharePointサイトからしかアクセスできない。一方Teamsで作成したドキュメントにはSharePointとTeamsの両方からアクセスできる。こうした“ハイブリッドな環境”は、エンドユーザーの混乱を招く可能性がある。

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