「SharePoint」サイトは「Teams」に移すべき? 判断基準と移行方法TeamsとSharePointの連携方法【中編】

「Microsoft SharePoint」で作成したWebサイトは、「Microsoft Teams」を活用することで利便性の向上が見込める。SharePointサイトの複雑さを考慮して、より良い連携方法を選ぶためのヒントを紹介する。

2023年11月09日 05時00分 公開
[Reda ChouffaniTechTarget]

 「Microsoft 365」を利用する企業には、社内ポータルサイト構築ツール「Microsoft SharePoint」(以下、SharePoint)で作成したWebサイト(SharePointサイト)に関して2つの選択肢がある。1つ目はWeb会議ツール「Microsoft Teams」(以下、Teams)とSharePointサイトを連携させること。2つ目はSharePointサイトに対応する「チーム」をTeamsで作成して、チームでコンテンツを共有することだ。どちらを選択すればよいのかは、以下の観点によって異なる。

  • 企業戦略
  • TeamsとSharePointの導入状況
  • SharePointサイトの複雑さ
  • ローコード/ノーコード開発ツール「Microsoft Power Apps」、クラウド型RPA(ロボティックプロセスオートメーション)ツール「Microsoft Power Automate」など、他ツールの導入状況

SharePointサイトの構造から考える連携方法

シンプルなSharePointサイトの場合

 ファイル保管やドキュメントの共同編集、簡素なリスト型データ管理などを目的としたSharePointサイトは、ページ数が少なくシンプルになりやすい。そうしたシンプルなSharePointサイトは、Teamsに移行する方が適している。Teamsでは、チームや個人のページにおいて、ファイルやアプリケーションにアクセスするためのタブを追加可能だ。この機能を活用することで、エンドユーザーはコンテンツを使った共同作業をしやすくなる。

 SharePointサイトをTeamsに移行する場合、その他のSharePointサイトをファイル共有サービス「SharePoint Online」に移行することを検討するとよい。これにより、オンプレミスシステムでSharePointを管理する手間を省略できる。テレワーカーやパートナー企業、顧客企業とのコンテンツ共有や、ビデオ会議でのコンテンツ活用がしやすくなるといった利点もある。TeamsとSharePoint Onlineはクラウドサービスであるため、テレワーカーがVPN(仮想プライベートネットワーク)を使わずに、基本的なインターネット接続だけで利用可能だ。パートナー企業や顧客企業のエンドユーザーがアクセスした際は、ログイン情報やゲスト用のアカウント情報を取得できる。

複雑なSharePointサイトの場合

 以下の特徴を持つ、複雑なSharePointサイトは、Teamsへの移行には適さない。

  • ドキュメントやリスト型データを扱うワークフロー(自動で実行される一連のタスク)を持つSharePointサイト
  • カスタマイズツール「SharePoint Designer」や、拡張機能を使って大幅にカスタマイズされているSharePointサイト
  • サードパーティー製ツールでカスタマイズされたSharePointサイト
  • ローカルネットワークからアクセスする必要がある、オンプレミスサーバ内のSharePointサイト
  • サーバサイドレンダリング(サーバでの描画処理)でオンプレミスサーバに接続する必要があるSharePointサイト

 こうしたSharePointサイトで保管していたドキュメントをTeamsに移動することは可能だ。ただしワークフローに関してはMicrosoft Power AppsやMicrosoft Power Automateなど、別のツールを活用する必要がある。サードパーティー製ツールやカスタマイズしたWebコンポーネント(部品)を扱うワークフローは、SharePointに残さなければならない場合がある。そうしたワークフローに対して、SharePointとは異なるインタフェースをTeamsが提供している可能性があるためだ。

 SharePointサイトが複雑なほど、移行や変更にはより多くの労力とコストを伴いやすい。それでもIT管理者は、複雑でレガシーなSharePointのワークフローを使い続けるのではなく、Microsoft Power Automateの導入を検討すべきだ。ただしSharePointサイトをTeamsに移行する労力と全体的なコストの負担には注意が要る。フォーム作成ツール「Microsoft InfoPath」を使用している企業は、Microsoft InfoPathで作成したフォームをモバイルデバイス向けアプリケーションに変更するために、Microsoft Power Appsの導入を検討するとよい。

 TeamsとSharePointの連携において検討すべき別の観点がアクセス権限だ。企業がアクセス権管理機能「Microsoft 365グループ」を使用している場合は、Microsoft 365グループを通じてSharePointでのアクセス権限も管理できる。Microsoft 365グループとTeamsを連携させることで、Teamsのチャネル(チームメンバーがファイルやメッセージを共有する場)所有者であるエンドユーザーが、SharePointのアクセス権限を管理できるようになる。これによりSharePointのアクセス権限の管理をSharePoint管理者からチャネル所有者に委任するとともに、Teamsを通じてSharePointtのアクセス権限を管理可能になる。


 次回は、TeamsとSharePointの連携方法を解説する。

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