導入の判断軸として、クリエイティブヨーコは新システムを採用する際、自社が長年培ってきた組織文化や仕事の進め方を維持できることをも重視した。商品の企画から販売までを内製化し、多彩なプロダクトを通じて人々に癒やしを届けてきた同社にとって、既存の技術やアイデンティティーといった長所を残しつつ、部門間の連携を円滑に推進できるシステムであることが、Google Workspace選定の大きな理由だった。

　外部とのファイル共有における安全確保の手段としてCmosy Pocketを選択した背景には、教育費用の徹底的な抑制という狙いがある。すでにGoogle Workspaceを利用している状態であれば、従業員に新たな操作方法を学習させる手間をかけることなく、システム拡張の延長線上でPPAP対策と外部共有制限を直感的に実現できる合理性が評価された。

　従来のアプローチでは、機密性の高いデザインデータや自社の重要なキャラクター資産を扱うに当たり、従業員が個人の判断で複数の無料ファイル転送ツールを利用しており、情報システム部門の管理が行き届かない状態が常態化していた。この統制不能な状況から脱却するため、クリエイティブヨーコは運用を切り分けることにした。

　まず、社内の連絡手段をチャットへと完全移行した。その上で、機密データ保護の観点から「Googleドライブの外部共有を一律禁止」という厳格な規則を設定した。社外へのデータ送信にはCmosy Pocketを介する仕組みへと一元化した。これによって、「メールにファイルを添付する行為」自体が規則違反であり、情報漏えいのリスクを伴う異変として管理者がリアルタイムに検出可能な体制を構築した。全社的な運用費用を抑えつつ、情報システム部門がデータ共有の状況を完全に制御できる安全なシステム構成を実現するため、Google Workspaceの「Business Standard」プランとCmosy Pocketを組み合わせる構成手法を採用している。

愛犬botや「しろたん」絵文字でチャット移行のハードルを解消

　新しいシステムを定着させるための技術的および運用的な工夫も多岐にわたる。吉積情報が提供する伴走支援「MY START」を活用し、操作の習熟にとどまらない全社的な意識改革を推進した。クリエイティブヨーコの情報システム部門の人員が限られる中で、技術的な難題の解決から現場の意識改革までトータルな支援を受けた。

　特に店舗スタッフなど少人数で業務に当たる従業員が抱くチャット移行への不安を解消するため、現場主導でマニュアルを集約したチャットbotを構築している。このチャットbotには創業者の愛犬「ローラ」を案内役として設定し、業務マニュアルの検索を担う親しみやすい社内ポータルとして機能させた。加えて、既存の対話アプリケーション用に制作されていた自社キャラクター「しろたん」の画像をカスタム絵文字としてシステムに登録した。文字だけの無機質なやりとりを避け、視覚的でカジュアルな意思疎通が可能になり、前向きなコミュニケーション文化の醸成に寄与している。システム展開の過程では、企業の最繁忙期を避けた緻密な作業分解図（WBS）の策定や、海外拠点における「Gmail」の送信エラー解消など、吉積情報の技術力によって難題を処理し、業務停止を伴わない円滑な移行を実現した。

　こうしたシステム整備の完了を受け、現場の従業員からは自発的なAIツール活用案が生まれるなど、単なるシステム導入にとどまらない企業文化の変革がもたらされた。今後の展望として、クリエイティブヨーコはさらなる業務効率化と「攻めのデジタルトランスフォーメーション」に向けた取り組みを計画している。電子商取引（EC）サイトにおける商品画像や説明文の作成業務に生成AIツール「Gemini」を活用し、コンテンツ発信を効率化する他、ノーコード開発ツール「Google AppSheet」を用いた独自のライセンス承認アプリ開発を見据える。スクリプト言語「Google Apps Script」（GAS）を利用してトリミング事業の予約管理システムを構築するなど、新たな技術を積極的に取り入れた挑戦を継続する方針だ。