SharePoint Server Tips
SharePoint Serverのビューにアイテムを指定期間だけ表示する
「更新日から5日間」のように、投稿されたアイテムを指定した期間だけビューに表示する方法を紹介する。
SharePoint Server Tipsインデックス
※この操作は、リスト・ライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。
リストやライブラリには、既定で［作成日時］［更新日時］という列が自動で作成されており、この列に対してフィルターに［Today]］を使うと、本日投稿されたアイテムだけを表示できることを「[SharePoint Serverで本日作成／更新されたアイテムだけを表示する」で解説した。しかし、リストやライブラリによっては、1日だけでなく、決められた期間だけ表示したい場合もある。
［[Today]］にさらに設定を組み合わせると、更新日から指定期間だけアイテムを表示するようにできる。
以下のリストを例に手順を紹介しよう。「SharePoint Serverで本日作成／更新されたアイテムだけを表示する」と同様、お薦めの本や映画などを紹介するリストだ。
お薦め情報を共有するリスト。更新日時が3月22日から3月24日までのアイテムが表示されている《クリックで拡大》
ここに、更新日から5日間だけアイテムを表示するビューを追加してみよう。なお、ビューの詳細な追加方法については「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。
ビューの作成画面を開き、「フィルター」で、「アイテムを表示する列の条件」として、以下のように［更新日時］［次の値以上］［[Today]-5］と設定する（[Today]-5は全て半角文字で記入する）。
ビューを作成し、「フィルター」で［更新日時］［次の値以上］［[Today]-5］と設定する《クリックで拡大》
これで、作成したビューを表示すればアイテムは更新日から5日間だけ表示されるようになる。
5日以内に更新されたアイテムだけが表示される（画面のキャプチャー日付は2011年3月28日なので、3月23日以降に更新されたアイテムだけが表示されている）《クリックで拡大》
［[Today]］は数値を扱っている
SharePoint Serverでは、種類が「日付と時刻」の列は、日付のデータは連続した数値（シリアル値）として格納されている。1899年12月31日を「1」として、以降、1日ごとに数値が追加される。例えば、2011年3月28日は「40630」となる。
［[Today]］は、本日の日付の数値を表す関数だ。数値なので、［[Today]-5］のように数式として扱えるわけだ。この値を更新日の数値と比較して、合致するアイテムだけを表示すれば更新日から5日間だけアイテムを表示できる。
本日が、2011年3月28日（数値が「40630」）なら、［[Today]-5］は「40625」となる。フィルターの条件は「更新日時」列が［[Today]-5］の値以上だから、「更新日時」列が「40625」以上、すなわち「2011年3月23日」以降に更新されたアイテムだけが表示される。
本稿では、5日間で説明しているが、1週間表示するなら［[Today]-7］、30日間表示するなら［[Today]-30］と設定すればよい。
列の種類が「日付と時刻」の列は、日付を連続した数値として格納している。［[Today]］は本日の数値を表す関数なので、［[Today]-5］のように数式として扱える
利用すると便利なケース
このように、［[Today]］を利用すれば、アイテムを更新日から指定した期間だけ表示できる。例えばニュース性のある情報を告知するリストの場合、アイテムをアップロードしてから一定期間経てば、情報が古くなり表示が不要になる。このような場合は、更新日から1週間だけ表示するビューを既定のビューにしておけば、常に最新の1週間の情報だけが表示されるようになる。なお、古い情報は「すべてのアイテム」で表示できる。
「更新日時」列ではなく、「表示開始日」列のように表示を開始する列（種類が「日付と時刻」の列）を作成すれば、アイテムを登録した状態では非表示で、表示開始日から一定期間表示するビューも作成できる。これは、申請書などの締め切りを告知するリストなどの場合に有効だ。「表示開始日」を締切日の1週間前に設定すれば、締め切りまでの1週間は告知することができる。
筆者紹介
リアルコム株式会社
プリンシパルコンサルタント 近藤正俊
シニアコンサルタント 丹内幸男
テクニカルコンサルタント 井村克也
リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。
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