複雑な働き方のルールをシステムで再現

紙とExcelの勤怠・給与管理を完全クラウド化　「独自ルール」をどう再現？

紙と「Microsoft Excel」による管理から脱却するには、システム導入による現場の混乱やブラックボックス化を招き得る。大北製作所は、自社特有の複雑なルールをどうシステムに落とし込んだのか。

　従業員の働きやすさを維持しながら、管理部門の負担をいかに減らすか。これは企業が成長する過程で直面する大きな課題だ。溶接加工を手掛ける大北製作所は、従業員数が60人を超える規模に拡大する中で、これまで続けてきた紙の出勤簿と申請書、「Microsoft Excel」を利用した給与管理に限界を感じていた。

　大北製作所は、パート従業員が学校行事などに合わせて「中抜け・再出勤」できる、個人の事情に合わせた働き方を採用していた。しかし、こうした従業員ファーストな運用は、アナログな管理手法の限界を押し上げていた。毎月のデータ照合や法改正への対応に追われ、手作業によるミスや遅れが生じるリスクを抱えたまま、実務を一手に担う担当者への業務集中が深刻化していたのだ。

　そこで大北製作所は、アウトソーシング会社BODの支援を受け、勤怠と給与の管理体制を完全にクラウド化する決断を下した。結果として、毎月4、5時間かかっていた勤務簿と入力データの照合作業は1時間前後にまで短縮され、約75％の工数削減を達成した。

　大北製作所はいかにして、自社特有の難解な就業ルールを変えることなく、完全なペーパーレス化を実現したのだろうか。その成功の背景には、システム導入を定着に導くための独自の伴走支援が存在した。

システムに合わせた働き方の変更を回避

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