オフィス回帰でどのように刷新すべき？
小さな会議室「ハドルルーム」は“オワコン”なのか？
新型コロナウイルス感染症のパンデミックが発生し、ハドルルームのブームは下火になった。オフィス回帰の向きもある中、ハドルルームはどのように進化しているのか。
数年前、ハドルルーム（少人数向け会議室）がブームを巻き起こした。従業員がより柔軟に会議をするために、大規模な役員用会議室ではなくハドルルームを好んだためだ。しかし新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミック（世界的大流行）が発生し、対面でのコミュニケーションを必要とするハドルルームは感染リスクを伴うものへと一変した。
パンデミック後、従業員がオフィスに回帰する動きはあるが、彼らの働き方は従来と異なるものになった。現在の働き方に対応するために、ハドルルームの刷新が必要だ。パンデミック後、ハドルルームはどのように変化しているのか。
ハドルルームをどのように刷新すべき？
出社を前提としていたパンデミック以前、ハドルルームは主に対面での会議を想定して設計されていた。一部の従業員は遠隔地からビデオ会議で参加したが、議題の大半は会議室の中で協議された。参加者が共同で使うホワイトボードも対面での使用に最適化されていた。
今日の会議では、対面よりも遠隔からの参加者が多い場合がある。ユニファイドコミュニケーション（UC）システム「Microsoft Teams」「Zoom」を使用すれば、物理的な会議室は会議の一部でしかなくなる。ホワイトボードといったコラボレーションツールはクラウドサービスで管理すれば、参加者全員が利用できる。
音声とビデオの品質も懸念事項だ。ビデオ会議は一対一とは限らない。複数の従業員が一つの通話に参加し、ハドルルームにいる参加者の表情を見たり声を聞いたりできるようにする必要がある。ハドルルームにノートPCを持ち込んでビデオ通話をするだけでは不十分だ。
会議スペースの考え方も異なる。今や、オフィスのさまざまな場所がビデオ会議をするための潜在的なスペースになり得る。ほとんどの従業員がテレワークをしている場合、こうした要件を満たすリモートアクセス環境を整える必要がある。
幸いにも、ビデオ会議の技術はパンデミック後の要件を満たすように変化した。Webカメラ、マイク、スピーカーが一体化したビデオバーなどのWeb会議デバイスが登場したことで、かつてのハドルルームの設備よりも会議のセットアップは容易になった。過去の技術よりも使いやすく、高品質な音声とビデオで通話できる。
人工知能（AI）技術を搭載したWeb会議デバイスもある。さまざまな会議スペースでビデオ通話をする場合、全てのカメラアングルを把握することは難しい。AI技術を活用したデバイスを使えば、カメラが参加者の顔や声を追跡してくれる。
ソフトウェアも進化している。Web会議ツールは会議室と遠隔からの参加者をつなぐだけでなく、職場全体のコラボレーションを促すものになった。会議中や会議後の作業を手助けするAI機能を搭載したツールもある。例えばZoomやMicrosoft Teamsは、会議内容の要約、タスクリストの自動作成を担う機能を備えている。
ハドルルームという言葉は依然として、新型コロナウイルスの感染リスクを想起させる。しかし、かつてのハドルルームのトレンドは、前向きな一歩だったと記憶されるべきだ。パンデミック前、ハドルルームはある意味、リモートコラボレーションの下地を作った。
ハドルルームの概念は「どこでもビデオ通話できる職場」に進化したが、職場でのビデオ通話を容易にする基本的なアイデアは変わらない。そして幸いにも、今日のハードウェアとソフトウェアはそうした課題に対応する準備ができている。
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