【連載コラム】医療ITの現場から
失敗しない「電子カルテ導入」のための注意点
診療所が電子カルテを導入する際には、製品の検討から本稼働までに約6カ月の期間が必要だといわれる。新規導入の流れと注意点を紹介する。
診療所の電子カルテの普及率が20％を超え、新規開業だけでなく既存の診療所でも電子カルテを導入するケースが増えています。今回は、導入の流れやその注意点を解説します（連載インデックス：【連載コラム】医療ITの現場から）。
検討からシステム稼働まで約6カ月が必要
診療所の電子カルテ導入では、製品の検討から稼働するまでに約6カ月の期間を見積もった方がよいといわれています。具体的には「情報収集」から始めて「製品選定」「価格交渉」「契約」までに約3カ月、契約後は「仕様の打ち合わせ」「ハードの調達」「システムインストール」「納品・設置」「各種登録作業」「操作研修」「稼働」に至るまでを約3カ月と想定するとよいでしょう。
| 導入段階 | 手段・ポイント |
|---|---|
| 情報収集 | インターネット検索、製品カタログの収集、周囲の医師の助言 |
| 製品選定 | 電子カルテの展示会場、メーカーによるデモンストレーション |
| 価格交渉 | 同一のシステム構成について、複数のメーカーの見積もりを比較。月額リース料や保守料などを考慮 |
| 契約 | システム構成や機能などの仕様を再確認、OSバージョンアップ、法改正時の対応などの保守サポートを確認 |
| 仕様の打ち合わせ | 処方や処置、検査、セット、テンプレート、シェーマなどのマスター作成。その後の使い勝手を左右するので念入りに取り組んだ方がよい |
| 納品・設置 | ハードウェア機器の調達やシステムのインストール、各種登録作業などをメーカーが立ち会って実施 |
| 操作研修 | スタッフ全員で受けた方がよい |
| 稼働 | メーカーや代理店が立ち会う。事前研修で分からなかった問題点を確認し、理解を深める |
契約では5年後のリースアップを念頭に
電子カルテの導入において特に重要なのが「契約」です。契約に当たっては、構成台数や機能などの仕様を再度見直し、OSバージョンアップ、法改正時の対応などの保守サポートを確認しておくとよいでしょう。また、電子カルテは通常、5年ごとにリースの更新を求められます。リース期間が終了する5年後を見据え、更新時のメーカーの対応などをあらかじめ確認することも大切です。
操作研修は業務フロー見直しのチャンス スタッフ全員で受講
また、操作研修も重要なポイントの1つです。電子カルテの機能は、大きくレセコン機能とカルテ作成機能の2つに分けられます。しかし、電子カルテを「医師のみが使うもの」と考え、医師のみが研修を受けているケースが多くあります。その場合、実際に業務でレセコン機能を利用する機会が多い事務スタッフの習熟度に影響します。ぜひスタッフ全員で一緒に研修を受けることをお勧めします。
また、電子カルテの導入は、医師とスタッフがお互いの業務内容を理解する絶好のチャンスです。これを機会に全員で診療所の業務フローを一緒に見直すこともでき、より良い診療所運営につなげられるでしょう。
操作研修に向かない時間帯
もう1つ大事なポイントは、昼休みに研修を受けないことです。昼休みに研修を入れてしまった場合、午前の診察が押してしまう可能性があります。その結果、研修が延びてその後の診察に影響したり、研修内容を十分に理解できないこともあります。1日の診察終了後や休日（休診日含む）に研修を実施することで、効率よく研修を受けられます。
「何となく使える」は危険。分からない部分は明確に
電子カルテの稼働初日はメーカーが1日立会ってくれます。この日は特に、実稼働中に気になったことや事前研修では分からなかった点をその場で質問して理解することが重要です。稼働日の立ち合いが最も実務に沿った研修を受けられる機会といえます。また、その後に出てきた疑問点を記録しておき、初回のレセプト請求の立ち合いなどメーカーが再度立ち会う機会に確認することも重要です。
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【連載コラム】医療ITの現場から
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