共有・連携の優位性

　広く普及したOffice 365との統合により、OneDriveは他アプリケーションとの連携に秀でている。社内と社外の両方でコンテンツの共有や連携を可能にする製品は、他にも存在している。Citrix ShareFileは、ユーザーに自身のアカウントからMicrosoft OutlookへのプラグインやMicrosoft Office 365のファイル編集を可能にした。ShareFileは、会計やヘルスケアなど特定の業界向けに調整したビジネスワークフローを統合し、電子署名のプロセスを簡略化している。Egnyteの場合、GoogleアプリケーションやOffice 365をはじめ、PCやユーザーの管理サービス「Active Directory」統合型クラウドサービス「Microsoft Azure」と統合している。ユーザーは、具体的なアクション項目やタスクを作成、アサインすることで、同製品の連携機能を最大限に活用することができる。VMwareの「AirWatch」には、「Content Locker」と呼ばれる機能が導入されている。Content Lockerは、OneDriveやDropboxなど、30種類を超えるリポジトリのコンテンツに1つの場所からアクセスできるようにする機能だ。

ファイルの同期

　ファイルの同期はEFSSの持つ重要な機能で、管理者にとって不可欠だ。企業の導入したEFSSは、従業員がいつでも、どこでも、PCやタブレットなどデバイスの種類を問わず、ローカルネットワークまたはクラウドに保存されたコンテンツにアクセスできるようにしなければならない。ファイルの同期機能を備えた製品を提供するベンダーのうち、SyncplicityとDropboxは特に優秀だ。あらゆるEFSSベンダーの製品は、その名前や分類が物語る通り、基本的なファイル共有と同期のニーズを満たすことができる。例えば、Boxは、ファイルが新しく作成または編集された際、自動更新を行っている。ファイルを常に最新の状態に維持し、他のアプリケーションと同期するのだ。Box Syncのユーザーは、任意のデバイスからファイルにアクセスして共有することができる。

　EFSSツールを導入する際、ファイル同期の機能が必要な理由を自問自答することが不可欠だ。ファイル同期の基本機能を必要としているのか、Office 365など既存の社内システムやクラウドシステムとの統合を必要としているのかを考えてみてほしい。モバイル要件が優先すべきベンダーを左右する可能性もある。各EFSSベンダーが提供するファイル同期機能は若干異なっている。そのため、企業側は、ファイル同期機能に何を求めているかを理解しておくことが重要だ。

　ユーザーによる操作性やコラボレーション機能、古き良きファイル同期の機能は、EFSSツール購入の際に検討すべき主な要素だ。IT業界は、多数のEFSSツールであふれている。企業にとって最も重要なのは、自社のビジネス要件を理解し、そのニーズを最適に満たすベンダーを探すことだ。可能であれば、購入前に試験的に運用してみることをお勧めする。Intralinks、Egnyte、Citrix Systemsなどのベンダーは、無料試用版を提供している。興味のある製品を実際に使ってみて、あらゆるデバイスやアプリケーションを通して試してみて欲しい。自社に合った要件やフィードバックを返せる従業員がいれば、自社に最適なEFSSツールをすぐに見極めることができるだろう。そうすれば、ユーザーにとって安全かつ効率的な形で、業務用のファイルの共有やスムーズな連携作業が可能になる。