1つのコミュニケーション基盤への統合

　ここ数年、エンドユーザーが無料のコラボレーションサービスをダウンロードし、IT部門の承認も受けずに使用を開始する状況が増えている。その結果、多様なコラボレーションツールが企業にあふれることになる。そのため、自社で使うコラボレーションサービスを1つのコミュニケーション基盤に統合しようとするIT部門の動きが始まっている。実際、音声や動画、チームコラボレーションや会議にそれぞれ異なるベンダーを利用する企業は減っている。

　調査会社Nemertes Researchのアーウィン・レイザー氏（ユニファイドコミュニケーションアナリスト）は「問題発生時の問い合わせ先をできるだけ1つにまとめたい、と企業は考えている」と話す。

　だが、依然として多様なサービスを使用している企業は残っているとレイザー氏は付け加える。音声と動画にはCisco Systemsの「Cisco Spark」、メールにはMicrosoftとGoogleのメールサービス、ドキュメント共有にはBoxが提供する同名のファイル共有サービスといった具合だ。さらに、Microsoft「Skype for Business」のユーザーの中には、Web会議用にZoom Video Communicationsの「Zoom」やFuzeが提供する同名サービスを選ぶユーザーもいる。

既存のシステムが導入サービスを決める

　2018年3月中旬、ユニファイドコミュニケーションに関するカンファレンス「Enterprise Connect 2018」でIT部門の責任者らが自社のコラボレーションサービス戦略について情報共有した。各企業は、コラボレーションサービスの導入について、異なるアプローチを取っている。だが、大部分のIT部門はエンドユーザーと密接に連携し、コミュニケーション基盤の導入前にフィードバックを集めているようだ。とはいえ、企業の既存環境が導入戦略を左右することは多い。

チームコラボレーション導入戦略について議論を交わすIT部門の責任者たち

　例えば、世界的なコンサルティング企業Mott MacDonaldはMicrosoftと密接に連携している。コラボレーションサービス導入で、同社はMicrosoftを選んだ。現在はSkype for Businessをオンプレミスで運用しているが、クラウドへの移行を検討中だ。クラウド移行後は「Skype for Business Online」と「Microsoft Teams」を利用する予定だという。

　電気通信事業会社Charter Communicationsは、通信サービス会社のTime Warner CableとBright House Networksを買収した。この買収によって、複数の異なるコミュニケーション基盤が混在する事態になった。だが、同社はCisco Systemsのビデオ会議システムを中心に利用していた。その結果、同社はCisco Spark環境を選んだと、IT担当者リチャード・バッグビー氏は述べる。

　また、Charter Communicationsは10万人近い従業員を擁する。そのため、エンドユーザーからの意見には制限を設け、同社のコラボレーションサービスの導入はIT部門が主導した。

　「当社ユーザーへの導入はシンプルだった。今後はこのツールを使用するように指示しただけだ」（バッグビー氏）

1つにまとめる

　メディア企業21st Century FoxでCIO（最高情報責任者）を務めるジョン・ハーバート氏によると、同社では以前、使用するコラボレーションサービスが細分化され、それがコミュニケーションの問題を生み出していたという。同社でコラボレーションサービスを利用するユーザーは90カ国、約2万5000人に及ぶ。同社はSlackを中心として、ビデオ会議にはZoom、文書管理などにはOffice 365アプリを利用するという形にした。

　21st Century FoxがSlackをコミュニケーション基盤にする取り組みを始めると、一連の業務処理（ワークフロー）の一貫性と生産性が即座に向上したとハーバート氏は話す。この導入を後押ししたのは、同社従業員のSlack利用率の高さだという。

　「当社はSlackに本腰を入れている。全従業員が1人ずつアカウントを持っている。本気で取り組めば、その熱意はウイルスのように企業全体に広がる」（ハーバート氏）

　米ラスベガス市では、3500人の職員の間でコラボレーションサービスやデバイスの細分化を許容している。だが、同市のテクノロジー部門のディレクターを務めるマイケル・シェアウッド氏によると、まとまりのある1つのコミュニケーション基盤の方が好ましいという。

　ラスベガス市は従来のPBX（企業内電話交換機）システムからVoIP（Voice over IP：音声をネットワークで伝送する技術）システムに移行したばかりで、Cisco SystemsとMicrosoftの環境が混在している。同市には多様なユーザーグループがある。コミュニケーションのために職員が使用するツールや、そうしたサービスの導入方法を特定する必要がある。

　「いずれはコミュニケーション基盤が1つだけの理想的環境を実現できればと考えている。メンテナンスの点から見て、そのような環境になれば大きな進歩だろう」（シェアウッド氏）