電子帳簿保存法は、課税文書となる「帳簿」や「書類」の電子化を容認し、徴税当局の事務を簡素化することを目指す法律だ。所得税法や法人税法など国税に関する法律の特例として定められた。改正前の電子帳簿保存法は、大きく分けて「書面で保存する特例の規定」「電子取引に係る情報の保存義務の規定」の2つの規定で構成されていた。

　このように電子帳簿保存法は、利便性を高めるために制定された。だが、これまでは下記のルールがあったことから導入のハードルが高く、多くの法人に普及するには至らなかった。中には小規模企業に適用するには現実的ではないルールも課せられていた。

• 適用する3カ月前までに税務当局に承認申請書を提出する必要があった
• 電子化された書類を検索するための要件が厳格に定められ、保存データの形式を事前に細かく調整しなければ導入するのが実質的に困難だった
• 書類をスキャナー保存する場合に、一定期間以内にスキャンを完了し、かつ電子データへの記録事項として「タイムスタンプ」を付す必要があった
• 運用体制として担当者間の相互けん制や定期的な社内検査が必要だった

　そこで電子帳簿保存法の適用要件をある程度緩和し、最低限度のルールを守れば多くの企業が電子帳簿保存法を利用できるようにする意図で、政府は2021年に大幅な見直しを実施した。

2022年改正電子帳簿保存法の概要

　2022年1月施行の改正電子帳簿保存法の大きなポイントは以下の4点に集約できる（表1）。この改正では規制の「強化」と「緩和」が同時に取られている。規制緩和によってより多くの企業が制度を導入しやすくなった一方で、電子取引のデータ保存が義務化されたという規制強化の要素には留意する必要がある。

2022年改正電子帳簿保存法における対象書類ごとの変更点

　2022年改正電子帳簿保存法では電子帳簿を、

• 厳格な保存要件を満たす「優良電子帳簿」
• 最低限の保存要件を満たす「その他の電子帳簿」（または「一般電子帳簿」）

に分けてそれぞれルールを整備している。本連載は主に「その他の電子帳簿」に関する対処について解説する。

国税関係帳簿の保存要件の改正で緩和した要件のポイント

　国税関係帳簿データの保存要件に関する改正で、制度が緩和した内容は下記の通りだ。表2に、変更点を改正前後で比較したポイントをまとめた。

• 検索要件の緩和
  • 優良電子帳簿において検索条件は「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」のみ
  • いずれの電子帳簿においても検索範囲や複数条件検索の要件が原則として不要
• 事前承認制度の廃止
  • いずれの電子帳簿においても電磁的記録保存に当たり所轄税務署長への届け出が不要
• 保存要件の緩和
  • その他の電子帳簿において「訂正削除追加履歴の確保」「業務処理期間経過後の入力」「相互関連性の確保」要件が不要

※注3：ダウンロードデータ＝税務署に提供可能な状態のデータ。「6．電磁的記録のダウンロード」の項目も参照。
※注4：ダウンロードデータの提供条件を満たしている場合のみ。
※注5：優良電子帳簿の要件を満たし、かつ一定の届け出がある場合は不要。

国税関係書類の保存要件の改正における変更点

　国税関係書類データの保存要件に関する改正のうち、特にスキャナー保存要件に係る変更点は下記の通りだ。表3に、変更点を改正前後で比較したポイントをまとめた。

　保存対象となる国税関係書類は「重要書類」「一般書類」の区分があり、それぞれ要件が異なる。重要書類は契約書、納品書、請求書、領収書など、資金や物の流れに直結するものが該当する。一般書類は見積書、注文書、検収書など、資金や物の流れに直結しない書類を指す。

• 検索要件の緩和
  • 検索条件は「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」のみ
  • 検索範囲や複数条件検索の要件が原則として不要
• タイムスタンプ要件の緩和
  • 付与期限の緩和。スキャナーで読み取る際、または書類を作成・受領してから一定期間内（注6）にタイムスタンプ付与
  • 入力期間内に電磁的記録の確認ができるときはタイムスタンプ付与が不要
• 事前承認制度の廃止
  • 電磁的記録保存に当たって所轄税務署長への届け出が不要
• 適正事務処理要件の廃止（1人で入力、原本廃棄してよいが、事務処理規程の整備が必要）
• 訂正削除履歴の確保
  • 訂正削除ができない仕様であるシステムの採用を容認
• スキャナーで読み取る際の自署が不要

※注6：書類を作成・受領してから一定期間内にタイムスタンプを付与する場合、「特に速やかに」（おおむね3営業日以内）入力、「速やかに」（おおむね7営業日以内）入力と、「業務サイクル後速やかに」（最長2カ月＋おおむね7営業日以内）入力という3つの方式がある。

※注7：ダウンロードデータの提供条件を満たしている場合のみ。

電子取引の保存要件に関する改正のポイント

　2022年改正において、実務に対する影響が最も大きくなる可能性があるのが、電子取引の保存要件だ。主な変化は下記の通り。表4に、変更点を改正前後で比較したポイントをまとめた。

• データ保存の義務化
  • 電子データでの保存が必須（書面での保存は認められない）
• 検索要件の緩和
  • 検索条件は「取引年月日」「取引金額」「取引先名称」のみ
  • 検索範囲や複数条件検索の要件が原則として不要
• タイムスタンプ付与期限の緩和
  • 取引データ授受後、または業務サイクル終了後速やかに付与

※注8：ダウンロードデータの提供条件を満たしている場合のみ。

適用時期と経過措置

　改正電子帳簿保存法の適用時期は以下の通りだ。

適用時期

• 事前承認制度の廃止
  • 2022年1月1日以降に備え付けを開始する事業年度の国税関係帳簿から
• 国税関係帳簿に係る電磁的記録の保存
  • 2022年1月1日以降に備え付けを開始する事業年度の国税関係帳簿から
• 国税関係書類に係る電磁的記録の保存
  • 2022年1月1日以降にスキャナー保存を実施する国税関係書類から

他の法令との関係

　電子帳簿保存法は所得税法の特例として整備されているが、一方で「消費税法」における課税文書の保存は原則として「書面」を前提としている。この要件は電子帳簿保存法が目指す「原則としてデータ化」することとの整合性が取れていないが、電子帳簿保存法においても消費税法の扱いは例外として位置付けられている。

　具体的には「消費税に係る保存義務者が行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存」については、例えばその保存の有無が税額計算に影響を及ぼすことを勘案して、2022年1月1日以後も引き続きその電磁的記録を書面に出力することを条件としてデータ保存することが認められる。

　第2回は、電子取引の具体的な例について取り上げ、実務上の留意点を解説する。