営業事務における表計算ソフトウェアへの依存度は極めて高い。調査対象者の91.8％が日常の業務で表計算ソフトウェアを使用している。しかし、その裏でファイルのブラックボックス化が進行している。

　マニュアルが存在しないファイルをだましだまし使い続けている担当者は62.1％に上る。入力ルールが統一されないままデータが蓄積され、後の集計や分析時に手直しの手間が生じる原因になっている。特定の業務やファイルの管理が一部の担当者に集中し、「自分が休むと業務が回らない」と感じている人の割合も52.3％を占める。担当者の異動や退職のたびに、目的が分からない数式だけが引き継がれ、業務継続性を脅かす要因として顕在化している。

　ファイル共有や運用面での非効率さも浮き彫りになっている。複数人で同一のスプレッドシートを共有・編集する際に不便に感じる点として、「『読み取り専用』になって作業が中断する」が33.2％で最多となった。次いで「最新版がどれか分からなくなる」（30.6％）、「関数が入っているセルが分かりにくい」（28.6％）など、同時編集や一元管理を前提としていないツールの限界が示されている。

　データ量が多く、ファイルが重過ぎることで、「フリーズ待機」や「強制終了からの再起動・やり直し」に時間を奪われる頻度は深刻だ。これらが月に数回以上発生している割合は53.6％に達し、直前まで入力していたデータが失われるリスクを含め、見えにくい手間として積み重なっている。

　こうした非効率は、担当者の労働時間に悪影響を及ぼしている。複数のファイルやシステムからデータを手作業でコピー＆ペースト、転記、集計する作業や、データの表記揺れなどの誤りの手直し、壊れた関数の修復、エラーの原因究明などに時間を費やしている割合は75.0％に及ぶ。そのうち、月に5時間以上を本質的ではない手作業に奪われている層が22.2％存在する。結果として、表計算ソフトウェアでの作業が原因で、月に1時間以上の残業や持ち帰り作業が発生している担当者は56.2％に達している。

　「もっと効率的な方法があるはずだ」と思いながらも、日々の定型業務に忙殺されて改善に着手できないジレンマを感じている担当者は約7割を占める。個人の努力や工夫だけでは解決できない構造的な課題が存在することが分かる。

　この状況を打開する手段として、表計算ソフトウェアから業務データベースへの移行が挙げられる。プログラミング知識がなくてもデータベースを構築できるノーコード開発機能、外部の取引先や関係者との安全なやりとりを実現する機能などを備えた業務データベースを採用することで、担当者個人のスキルに依存していた業務プロセスを、組織全体で共有・管理できる体制に転換できる。この改革こそが、属人化解消に向けた具体的な一歩となる。