問い合わせほぼゼロで旧ツールから移行
新旧「Outlook」混在の恐怖を三星ダイヤモンド工業はどう乗り越えたか
「Microsoft Outlook」の刷新に伴い、三星ダイヤモンド工業は複数拠点におけるメール誤送信や現場の混乱を懸念していた。セキュリティ維持と作業負担の軽減を両立させ、どのようにしてツール移行を実現したのか。
加工装置メーカーである三星ダイヤモンド工業は、社内のメールサービスにおける課題に直面していた。きっかけになったのは、「Microsoft 365」のメールクライアント「Microsoft Outlook」において、「従来のOutlook」（Classic Outlook）から「新しいOutlook」（New Outlook）への移行が発表されたことだ。これによって、国内外にまたがる複数の拠点で、メールサービス運用の見直しを迫られることになった。その際、新しいOutlookへの移行に伴う混乱を最小限に抑えつつ、新旧両方のOutlookで利用可能な誤送信対策ツールを利用者に円滑に展開することが求められていた。
この課題を解決するため、三星ダイヤモンド工業はエアーが提供するMicrosoft 365向けのクラウド型メール誤送信対策サービス「365 Alert」を導入した。結果として、現地法人を含めて利用者からの問い合わせをほとんど受けることなく、従来利用していた誤送信対策ツールからの移行を完了させている。同時に、新しいOutlookでの誤送信対策の徹底も実現した。
なぜ三星ダイヤモンド工業は365 Alertを選択したのか。新旧Outlookが混在する状況で、どのようにして混乱のないツール刷新を実現したのか。その選定基準と技術的な仕組みを解説する。
利便性を損なわない誤送信対策
三星ダイヤモンド工業が365 Alertの導入を決定した背景には、複数の判断基準がある。第一に、新しいOutlookと従来のOutlookの双方で利用できる点が挙げられる。全拠点で一斉にメールクライアントを切り替えることは困難であり、新旧Outlookが併用される移行期間においても、一貫したセキュリティ基準を保つ必要があったためだ。
第二に、これまで利用していたエアーの誤送信対策クライアント製品「WISE Alert」から円滑に移行できる点だ。既存の運用規則を踏襲しやすく、システム管理者の負担軽減につながった。社内マニュアルを作成するための検証環境が用意されていたことも、国内外の複数拠点へ展開する上での後押しとなった。
実際の運用面における利用者の作業負担を増やさない仕組みも、重要な選定基準として機能した。365 Alertは、メール送信時の確認作業をOutlookのポップアップ表示内で完結できる仕様を持つ。別のWebブラウザを立ち上げる必要がないため、利用者の利便性を維持できる。送信前の確認対象から除外する社内ドメインを複数設定できる機能も、企業規模に応じた条件設定を可能にしている。
365 Alertの技術的な特徴は、Microsoft 365の利用者を対象としたクラウド型のサービスとして設計されている点にある。特定のデバイスやOSに縛られないため、新しいOutlookやWebブラウザ版の「Outlook on the web」だけではなく、スマートフォンなどのモバイルデバイスからの利用も可能だ。コラボレーションツール「Microsoft Teams」からも送信時の確認操作ができる機能を備えており、働く場所を問わず利用できる仕組みを提供する。
365 Alertは、メール受信者の利便性を損なわずにセキュリティを強化する機能を備える。具体的には、送信保留機能やポップアップ表示機能に加え、複数の宛先を含む場合のBCC一括変換機能、上司のメールアドレスを自動的にCCに追加する機能、第三者による承認機能などを持つ。クラウドストレージサービス「Box」と連携し、添付ファイルを直接送信するのではなくリンクとして共有する機能や、ZIPファイル暗号化などの機能も実装されている。これによって、情報漏えいやサイバー攻撃のリスクに対する備えを強化できる。
三星ダイヤモンド工業における今回の導入は、設定の不具合や予期しないトラブルによってメールが送信できなくなるという事前の懸念を払拭するものとなった。エアーは今後も、ツールの機能強化や操作画面の利便性向上を進め、企業のメールセキュリティ向上に取り組む方針を示す。
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本記事は制作段階でChatGPT等の生成系AIサービスを利用していますが、文責は編集部に帰属します。
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