スピード経営を実現するためのデータ活用事例

　スピード経営をモットーとして日々オペレーションの進化を図るとともに、現場に権限を持たせることで、アルバイト店員までもが経営者視点で店舗運営に当たっている点がこの企業の大きな特徴だ。そうした中、経営戦略本部や商品開発部、企画推進部といった本部の事業部門には、直営店、フランチャイズチェーン店の経営指導や店舗のさらなる活性化、また新しい業態開発を進めるための、現場の売り上げ・発注データ、勤怠データを基にしたデータ分析が大きな役割となっている。

データ取得の高速化と新規帳票導入の効率化を目指す

　同社は、外食産業向けASPサービスの業務システムを積極的に採用してきた。しかし、売り上げ管理システム、発注管理システム、勤怠管理システムがそれぞれ独立して存在しており、データ分析を行うにはそれぞれのシステムから詳細データをCSV形式で手元のPCへダウンロードする必要があった。

　売り上げデータだけで月間1900万件（注文明細単位）にも上ったため、ダウンロードに時間がかかる。また、システムごとにデータの取得手法が異なるため、肝心のデータ分析に入る以前に相当の時間を費やしていた。実際、多大な残業を余儀なくされることもあったという。

　一方、店舗の実績データは既存システムの定型帳票で用意していたが、別の分析軸でデータを見たい場合は、情報システム部門にデータの抽出依頼を出さなければならない。そうして作成した帳票を新しい定型帳票として導入するには、別途開発コストが掛かっていた。ここで手間取っていたのでは、アクションを起こすための時間が削られてしまう。

　そこで、情報システム部門が陣頭指揮を取り、データソース側のデータベースを刷新するのを機に、データ分析環境の全面見直しを行うことになった。

過去の失敗を生かして考えたBIツールの要件

　早くからデータ分析を行う重要性、それも自由分析の重要性に気づいていた同社は、過去に外資系ベンダーのOLAPシステムを導入した経験がある。市場での実績と機能の豊富さで選択したのだが、結果的にはうまく定着しなかった。今回は過去の反省を加味して、以下の6点をデータ分析環境構築の必須要件として掲げた。

1. 高速性：月間1900万件のデータをストレスなく処理、加工できること
2. 簡単さ：データ分析担当者が“これなら使えそう” という印象を持て、自由分析を直観的に行える操作性
3. インストール不要：将来、店舗に展開することになっても負荷が掛からないシステム構成
4. コスト：導入コストのみならず、システムインテグレーションや運用コストも含めたトータルコストが安価に収まること
5. 設計：汎用的なデータベースでさまざまなデータ抽出が可能であること
6. 運用管理：日々の運用管理に大きな負荷が掛からないこと

新環境が本部全体のデータ分析を促進

　新しいデータ分析環境では、店舗側で登録した売り上げ・発注・勤怠データは分析専用のデータベースに格納され、ここで月単位のテーブルで一元管理している。本部の一般的なユーザー約200人は新しいBIツールを利用した定型リポートを使い、経営幹部を含む自由分析を行うパワーユーザー約20人はOLAPツールでというように、詳細データを統一のアプリケーションで閲覧・加工できるようになった。また、データビューに関しても、担当者が自らの発想で自由に選択できるよう多彩な項目を用意するなど、汎用的に使える工夫が施されている。

システム構成図

　新システムは当初、既存の定型帳票システムの補完という位置付けだったが、利用が定着するにつれ、定型帳票の作成もBIツールで行うユーザーが増えた。また、定型帳票に現場の担当者が自分なりの味付けを加えて、それを自分の定型帳票として利用する場面も多いようだ。

当初の目的以上に広がったBIツールの利用用途

　データ分析が容易になり迅速にアクションを起こせる体制が確立し、同社の本部部門におけるデータ分析業務は大きく変わった。

　まず、自由分析担当者のために用意される月間1900万件の店舗別粗利集計が非常に速く表示できるようになり、すぐさま詳細な分析に取り掛かれるようになった。また、一般的なユーザーに関しても、各部門のキーパーソン1人に1時間程度の説明を行うだけで利用をスタートでき、情報システム部門に質問や問い合わせが来なくなった。

　システム的にも順調に安定稼働を続けており、エンドユーザーに対して必要なデータを遅滞なく提供できる環境が整備されたと同時に、個別のデータ抽出依頼が激減、運用管理に掛かる人的コストはほぼゼロになった。

　筆者が驚いたのは、もともとデータ取得の高速化を目的に導入されたBIツールの用途が、同社独自のアイデアで広がりを見せていることだ。例えば、新メニュー開発のための実績調査や、投入した新メニューの売れ行き把握、促物配布やキャンペーン展開と売り上げとの相関関係、また顧客が最初に注文した時間で見る店舗のピーク時把握などに利用されている。これらは本部の現場ユーザーが利用しているからこそ、生まれたアイデアといえるだろう。

　さらにはまったく新しい業態ブランドを開発する際にも、詳細データは大きなヒントになる。新システム導入によって、データ分析にかけられる時間は従来の2倍になり、アクションを起こすまでの時間を大幅に短縮できた。このようなデータ分析環境の進化が、各部門の日々のアクションを迅速化させているのだ。

　これまでは現場の生データの提供に注力してきたが、今後は要望の高い年間売り上げデータなどサマリーデータの提供も検討している。本部での利用が完全に定着して評価が高ければ、将来的には店舗に対してこのデータ分析環境を提供する可能性もあるという。

　今回は、積極的なデータ活用を現場が行うことにより、本当のスピード経営を実践できるようになった外食産業企業の事例を紹介した。BIツールは使いようによって万能の効果を企業にもたらす。「データからさらなる発展の種を探し出すこと」を可能にした典型的な事例といえるのではないだろうか。