SharePoint Server Tips
SharePoint Serverの承認ワークフローで未承認アイテムだけを表示する
SharePoint Serverは残業・休日出勤などの申請業務をリストで作成し、承認ワークフロー機能で承認／却下などの申請業務の状態を管理できる。申請業務の状態が未承認のアイテムだけを表示する方法を紹介する。
SharePoint Server Tipsインデックス
※この操作は、リストやライブラリの管理権限を持つユーザーを前提としている（この権限を含むアクセス許可レベルは、デザイン、フルコントロールである）。
SharePoint Serverの承認ワークフロー機能を利用すると、リストに登録したアイテムに対して指定したユーザー（上長）の承認・却下を求めることができる。しかし、リストには承認済みのアイテムと未承認のアイテムが混在している。承認者にとっては、未承認のアイテムだけが表示されれば、処理すべき申請が分かりやすくなる。
下記のリストを例に、未承認のアイテムだけを表示する手順を解説しよう。このリストは残業申請用に作成したリストで、「申請の種類」「申請者」「残業・休日出勤日」「作業時間」「作業内容」といった内容を管理するとともに、ワークフローの状況を「残業申請」列に表示している。「残業申請」列には、上長が承認した結果として「承認済み」「却下」が表示され、未承認のアイテムは「進行中」と表示されている。
残業・休日出勤の申請を管理するリスト。「申請の種類」「申請者」「残業・休日出勤日」「作業時間」「作業内容」さらにワークフローの状況を「残業申請」列に表示している《クリックで拡大》
承認ワークフローで、未承認のアイテムだけを表示するビューを追加する。なお、ビューの追加方法の詳細は「SharePoint Serverで特定属性を持つアイテムのみを表示するビューを作成する」を参照してほしい。
ビューの作成画面を開き、「フィルター」の「アイテムを表示する列の条件」で、図のように［残業申請］［次の値に等しい］［2］と設定する。フィルターで、［進行中］ではなく［2］と数値で設定するのがポイントだ。
ビューを作成し、「フィルター」で［残業申請］［次の値に等しい］［2］と設定する《クリックで拡大》
作成したビューには、「残業申請」列が「進行中」のアイテムだけ表示されている。承認者はこのビューに表示されるアイテムの承認作業を行えばよいわけだ。
「残業申請」列が「進行中」のアイテムだけ表示される《クリックで拡大》
利用すると便利なケース
今回は承認者のために未承認のアイテムだけを表示したが、申請者のために「承認済み」「却下」のアイテムだけを表示するビューも用意するといいだろう。「フィルター」での指定は「承認済み」が［16］、却下が［17］だ。
| ワークフローステータス | 数値 |
|---|---|
| 進行中 | 2 |
| 承認済み | 16 |
| 却下 | 17 |
なお、［リストツール］の［リスト］タブをクリックして、［データシートビュー］でリストアイテムを表示すると、ワークフローステータスは数値で保管されていることを確認できる。
1．［リスト］タブをクリック。2．［データシートビュー］をクリック。3．ワークフローステータスが数値で表示される《クリックで拡大》
筆者紹介
リアルコム株式会社
プリンシパルコンサルタント 近藤正俊
シニアコンサルタント 丹内幸男
テクニカルコンサルタント 井村克也
リアルコムでは情報共有基盤の構築やナレッジマネジメントの推進などの情報系分野に特化して、コンサルティングおよびシステム構築を行っており、SharePoint Serverのワークフローアドオン「Nintex Workflow」の国内販売代理店でもある。また、SharePoint Serverを利用する大手企業約40社が参加するビジネス・プロダクティビティ研究会（BP研究会）を主催。SharePoint Server活用の推進を目的とし、事例発表、調査研究、ディスカッションなど活発な活動を行っている。本連載執筆の近藤氏は、「2011 Microsoft MVP アワード（SharePoint Server）」を受賞している。
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