IT部門とHIM部門の連携を図る

　記録管理側はワークフローを理解し、ITは技術を理解している。ドキュメントスキャニングの実装化の初期段階から、この2つのグループを連携させることで最高のシステムを構築できる。ITはバーコード標準（実際、幾つかある）やEHRにスキャンするためのアプリケーションの評価などを担当する。IT管理者はまた、データセンターストレージに空きスペースを作り、スキャンしたドキュメントを表示するためのルートをEHR内に構築する必要がある。さらに、スキャンしたテキストの画面上での検索や編集を可能にするには、光学文字読取装置（OCR）エンジンを実装しなければならない。一方、HIMスタッフは「誰が、なぜ、いまだに紙を使っているのか」をチェックし、部門ごとにスキャニングへ転換することの合理的な理由を説明する必要があるだろう。

向こう2年間の計画

　大げさ過ぎるかもしれないが、ドキュメントスキャニングの機材やスペースの確保、バーコードシステムのセッティングとテスト、ファイルクラークを対象としたドキュメントスキャナ養成トレーニング、その他、さまざまな問い合わせへの対応準備などを考えると、それなりの時間が必要だ。看護師、医師、技師、コンプライアンス担当スタッフとのミーティングも忘れてはならない。全ての人々が納得のいくスキャニングイニシアチブを実現するために、EHRワークフローに関するあらゆる質問に備える必要がある（関連記事：半数以上の医療機関・企業で患者情報が保護されていない――米調査結果）。

スキャン対象の選択

　全てのアーカイブレコードをスキャンするのはコスト効率が悪い。一部の病院では、過去数年に及ぶ全記録をデジタル化しているところもある。だが、レンダ氏もハーツェル氏も、それはコスト面で効率的ではないと話す。長期的に見ると、後になって検索するアーカイブレコードはそれほど多くない。そうであれば、どこかオフサイトの倉庫会社などに保管し、必要に応じて現物を探した方が経済的だ。法令に基づく保管期間が過ぎたら破棄すればよい。

ドキュメントの保存

　スキャンしたドキュメントのペーパーコピーは、リサイクルに出す前にしばらく保存しておく。そうすることで、ドキュメントスキャニングプロセスで生じるエラーに対処できるとハーツェル氏。同氏のところではペーパーコピーを6カ月保存しているが、それで十分だという。他の医療機関の保存期間はもっと短い場合もある（3カ月、1カ月、2週間のところさえある）。

生産性ベンチマークの設定

　ドキュメントスキャニングスタッフの生産性ベンチマークを設定する。これは経験豊富な従業員に新しい機材やソフトウェアに慣れてもらうための新しいジョブだ。最初から達成する人もいれば、トレーニングを積んでうまくいく人、そうでない人もいる。1時間にどの程度の分量のページ、患者チャートをスキャンできるかを想定し、ソフトウェアをセッティングして、生産性を追跡、監査する。現実的な設定目標が見えてくれば、補助的なトレーニングや仕事の担当替えなどで、スタッフの生産性問題を解決できるだろう（関連記事：データを「攻めの経営」に生かすべく、CRMを刷新した「八王子クリニック」）。

サポートを確保する

　ハーツェル氏は、レンダ氏の会社に依頼して経験豊富な医療ドキュメントスキャナ担当者を数人雇用する一方、配下のスタッフにトレーニングを受けさせ、新しいEHRワークフローに慣れさせた。レンダ氏によると、同氏のチームは通常、スキャニングの実装化が完了すると実際の作業を補助するために呼ばれ、数カ月ほど病院をサポートする。当日の入院手続きや翌日の診療予約などを処理しながら、前日の患者のドキュメントをスキャンすることは大変だからだ（関連記事：電子カルテ導入で診療の質が向上した「まつばらクリニック」）。

　「ドキュメントイメージングが稼働したばかりのクリティカルな数カ月間、ドキュメンテーションの一部をアウトソースすることは有益だ」とレンダ氏はいう。「われわれは、新しいプロセスに慣れてもらうだけでなく、先方のスタッフが自立できるようにトレーニングを行い、ハーツェル氏をサポートした」

　ハーツェル氏はレンダ氏に同意する。外部のエキスパートを呼び、その技術を見せてもらうことで、スタッフはそれほど苦労せずにさまざまなテクニックを習得できたという。そうした事例の1つは、ステープルを完全に廃止することだった。ステープルでドキュメントを留めなければ、時間経過とともにスキャナのガラスベッドが傷つくことを防止できる。ステープルでガラスに引っかき傷がつくと、スキャンしたドキュメントが読みにくくなるだけでなく、スキャナの読取能力も低下し、スキャニングの正確性が損なわれる。