変わることの難しさ

　米医薬品会社のPurdue Pharmaは2015年、モビリティ向上と効率化の目的で、「SharePoint 2010」と「Exchange」のデータのほとんどをOffice 365へ移行した。

　PurdueのCTO、スティーブン・レイダ氏によれば、これまでのところ、移行の結果は期待できる。だが、新機能導入の際には、2400人の従業員が混乱しないように慎重に進めたという。同氏はトレーニングが重要だと考え、Office 365のトレーニング教材を開発する新技術導入専門グループを作った。

　「従業員に数多くの新しい共同作業機能を受け入れてもらい、仕事のやり方を持続的に変えてもらうにはどうすればいいのかを考える必要があった。実はそこが最も難しい問題だった」（レイダ氏）

　その一例が電子メールの移行だ。同社の従業員は、短い社内IDで「Microsoft Exchange」にログインすることに慣れていた。だが、クラウドの認証にはフルのIDが必要だ。サービスデスクにはこの変更に関する問い合わせが相次いだという。

　「問い合わせの9割は、必要な手順に関する説明を読んでいない従業員からだった。技術面の問題ではなく、説明に従うかどうかという問題だった」（レイダ氏）

　従業員に新しいテクノロジーを受け入れてもらうためには、事態がさらに複雑になる。2014年、Purdue Pharmaはボイスメールと電子メールの通信を効率化するために、米Cisco Systemsの共同作業ツール「Jabber」を導入した。メリットを明白にし、周知徹底して広範なトレーニングを実施したにもかかわらず、4分の1足らずの従業員しかJabberを使わなかった。レイダ氏は、技術の問題よりも、ユーザーに受け入れられるかどうかが大きな課題となっているということが分かる出来事だったと話す。

　「先週末、あるパーティーで、『主専攻は人類学、副専攻は社会学だ』というジョークを飛ばした人がいた。それで私はこう返した。『卒業したら採用したいから連絡してくれ。まさにその2つのスキルが必要なんだ』」（レイダ氏）

　Johnson＆Johnsonも同様の問題に直面しており、クラウドベースのツールを使うよりも引き続きデスクトップで作業をしたいという従業員が多い。マンスマン氏は、この問題には意識の転換が必要であり、同社ではトレーニングや教育で解決したいと考えているという。それには多大な投資を要するが、最終的には利益につながるとマンスマン氏は期待する。

　「環境を変えるのは難しいという懸案事項はあるものの、そこを乗り越えれば将来はずっと楽なものになるだろう。もうアップグレードやサーバのことを心配しなくても、自動で作業してくれるのだから」（マンスマン氏）

　Office 365のライセンス制度と移行によって、SharePointユーザーは新たな課題に直面するとはいえ、Directions on Microsoftのリサーチ担当副社長ジョシュア・トゥルピン氏は、クラウドへ移行する企業は増えていくと見ている。サーバのハードウェア、ソフトウェアのライセンス管理、その全ての経済性はクラウドの方が有利だという。

　「Microsoftに関しては、オンプレミス環境を維持するよりクラウドへ移行する方がはるかに簡単になっている。今後はオンプレミス環境を使い続ける方が労力を要するようになるだろう」（トゥルピン氏）

　だがヘルム氏は、企業で事前に準備をしなければ移行はうまくいかないとくぎを刺す。単にデータを移せば済むことではないという。

　「実際にデータを移す前にさまざまな準備が必要だ。移すべきデータを特定し、法令順守のためにオンプレミスに残すべきデータがないか確認して、そのデータを保持する場合はSharePointのカスタマイズも検討しなければならない。そうした作業は大きな壁になるだろう」（ヘルム氏）