“Office 2016”で変わったドキュメント編集、「もう他の人の作業を待たなくても大丈夫」の理由（2/2 ページ）

公開 2016年04月19日 08時01分

著者

阿部直樹

[三井物産セキュアディレクション]

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リアルタイム共同編集

　個人で作成できるドキュメントもあれば、プロジェクトチームを作成して複数ユーザーでナレッジや情報を共有し、まとめあげる必要のあるドキュメントもあります。特に複数ユーザーが関わるドキュメントを作成するには、Office 2016アプリケーションの「リアルタイム共同編集」機能が便利です。リアルタイム共同編集機能を使うと、1つのドキュメントを複数人数で協力して作成できます。

　今までのMicrosoft Officeでは、このリアルタイム共同編集機能はクライアントアプリケーションでは利用できず、使用するにはSaaSの「Office Online」を使う必要がありました。Office 2016で、クライアントアプリケーションでもリアルタイム共同編集機能を使用できるようになったのです。リアルタイム共同編集機能を使用するために、一部機能が制限されているOffice Onlineを使用する必要性がなくなったのは大きな進歩でしょう。

　リアルタイム共同編集機能が利用可能なOffice 2016のクライアントアプリケーションは、文章編集アプリケーション「Word 2016」とプレゼンテーションアプリケーション「PowerPoint 2016」です。また、この機能を使用する場合は、リアルタイム共同編集するドキュメントをOneDrive for Businessか、SharePoint Onlineのチームサイト機能で作ったポータルサイト（チームサイト）に保存する必要があります。

図2：履歴《クリックで拡大》

　どのユーザーがドキュメントのどの箇所を編集しているのかをリアルタイムで確認できるので、より効率的かつ迅速なドキュメント作成が可能です。

　またドキュメントの変更履歴は、「ファイル」メニューの「履歴」から確認できるようになっています。この履歴に表示された「時刻」をクリックすれば、新しいウィンドウが開いてその時点での内容を表示することが可能です。これにより、以前作成した内容を再度表示できます。

スマート検索

図3：インサイトウィンドウ《クリックで拡大》

　スマート検索機能は、Outlook 2016やWord 2016、PowerPoint 2016、「Excel 2016」で使用できる検索機能です。各アプリケーションで文章や単語を範囲選択した状態で右クリックし、表示されたメニューから「スマート検索」を選びます。それにより、その文章や単語を検索エンジン「Bing」で自動検索し、結果を右ペインの「インサイト」ウィンドウに表示します（図6）。インサイトウィンドウの検索結果をクリックすることで、Webサイトにリンクし、詳細を知ることができます。

操作アシスト

図4：操作アシスト《クリックで拡大》

　Microsoft Officeアプリケーションはバージョンアップに伴い、さまざまな操作ができるようになりました。しかし、できる操作や機能が増え過ぎてリボンやメニューから探すのが大変になったことは否めません。そこで、やりたい操作を簡単に見つけるための手助けをする機能として追加されたのが「操作アシスト」です。

　専用のテキストボックスに、やりたい操作や知りたい操作などに関連する単語を入力すると、該当する操作に関連するメニューや説明が表示されます。

　操作アシスト機能を使用することで、容易にやりたい作業を実行する手助けとなるでしょう。

　Office 2016アプリケーションには、今回紹介しきれなかった機能も多くあります。例えば、Excel 2016やWord 2016、PowerPoint 2016などで新しいグラフの種類が増えたこと、Excel 2016のワンクリック予測機能などです。Microsoft Officeアプリケーションは今後、Office 2016のバージョンをベースとして機能追加や拡張がされていく予定です。ぜひOffice 2016で追加された新機能を使い業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

執筆者紹介

阿部直樹（あべなおき）

三井物産セキュアディレクションに所属し、セキュリティコンサルタントとして活動。元マイクロソフト認定トレーナーで、トレーナーアワード（2010年）およびMicrosoft MVP - Cloud and Datacenter Management（2010年4月～2016年3月）6年連続受賞。個人ブログ『MCTの憂鬱』でMicrosoft関連情報を発信中。