複雑なアプリは誰も望んでいない
ワークフローアプリで複数アプリの統合インタフェースを構築、導入の勘所とは（2/2 ページ）
ワークフローアプリケーションのメリット
効果的なワークフロープリケーションは、ワークフローの全工程を通してユーザーエクスペリエンスを考慮している。各種システムやサービスと統合し、関係者と連絡を取り、内部と外部の両方と協業するのに必要なツールを提供している。
ワークフローアプリケーションのユースケースは、環境とサポートするワーカーの種類によって大きく異なる。例えば、ワークフローアプリケーションには以下のいずれかの処理を実行するものがある。
- リモートワーカーが時間、経費、リソースの使用状況を追跡するシステムを提供する
- 小売店の販売スタッフが商品情報を検索して共有し、在庫とサービスの可用性を確認して発注できるようにする
- サポート担当者がリクエストを受信、追跡、処理する統合システムを提供する
- 現場作業員が、オンサイト情報を取得したり、リソースを検索したり、サポートを要請したり、レポートを提出したりする際に必要なツールを提供する
- 外回りの営業担当者が、顧客データにアクセスしたり、関係者と連絡を取ったり、商品情報を取得して送信したり、アカウント情報を更新したりするのに必要なリソースを提供する
ワークフローアプリケーションの実装
企業は、ワークフローを実装して自動化するために「Zapier」のようなサービスを利用する場合もあれば、システムを自社開発する場合もあるだろう。どちらを選択したとしても、ワークフローアプリケーションを実装する際の主な懸念事項は、ワークフローアプリケーションを使用する従業員固有のワークフローを適切かつ正確に反映しているかである。そのため、ワークフローアプリケーションで対処しようとしているワークフローを計画プロセスの参画者が十分に理解していることが肝要だ。
企業は、実装するワークフローアプリケーションがビジネスプロセスを改善し、ワークフローアプリケーションを使用する従業員に適していることを保証する必要がある。習得するのが難しく、従業員が日常的に行う必須業務に対する考慮がなされていない追加のツールなど、誰も欲しくない。手始めに、従業員と彼らの役割を理解して、どのビジネスプロセスに対処するかを考えてみてほしい。
導入の意思決定者は、従業員の日々のワークフローを促進するビジネスオペレーションに対する深い知識からビジネスプロセスを考える必要がある。だがそれだけでなく、ワークフローアプリケーションが企業のオーバーヘッドを増やすことなく、オペレーションを改善できる方法についても検討し始めなければならない。そうすることで初めて、企業と従業員にとって意味のある最適なワークフローアプリケーションを実装できるのだ。
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