従業員エンゲージメントツールを含めるか、など

人事がRFPに盛り込むべきHRMシステムの要件と機能（1/2 ページ）

人材管理（HRM）システムを決める場合は、人事（HR）部門の現在と将来のニーズを把握し、このニーズについての情報を、まずはHR関連ソフトウェアのRFP（提案依頼書）プロセスに盛り込む必要がある。

公開 2018年05月23日 05時00分

著者

Mary E. Shacklett

[TechTarget]

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“強力な”RFPを作成するためには

　企業の中には給与システムだけ必要だ、というところもあれば、雇用や人材開発の支援を必要とする企業もある。使用中の人事（HR）システムが時代遅れになり、システム全体をリプレースする場合もある。また、HR関連の全てのソフトウェアを1社のベンダーに統合することを希望する企業もある。

　人材管理（HRM）システムの要件を見極める場合、まず自社のニーズを把握することが大切だ。その後、HRシステムでそのニーズに対応する方法を明確にする必要がある。こうした作業を前もって実施し、全員の方向性を合わせることが何より重要だ。

　また、自社のHR部門のニーズを把握する際に注目すべき対象は1つだけではない。

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　例えば、HRシステムに求める新機能や、従業員が今HRシステムをどのように使っているか、また新しいシステムを入れた場合に既存のシステムと連携させるべきかどうかも重要だ。

　HR関連のソフトウェアを新たに購入する企業は、事前に掘り下げた質問を幾つかRFPに盛り込むべきだ。

　そのためには、意思決定者が自社の評価をする必要がある。自社は小規模で予算に限りがあるのか。それとも、大規模な多国籍企業で、全ての地域における多様なニーズと規制問題に対処するためにHRMシステムを必要としているのか。既に社内にあるシステムに追加したいのか。それとも、こうしたソフトウェアでは補いきれなくなっているのか。新しいHRMシステムを導入する場合、統合に関してどのような問題が発生するか。オンプレミス、クラウド、SaaSのどのサービスを使用するかを、戦略上の観点から既に決めているか。

　こうした質問に対する答えは企業ごとに違う。だが、RFPプロセスにはこうした質問を要素として盛り込む必要がある。

HR関連ソフトウェアのRFPを強力にする要素

コア機能の要件は自社のニーズに合っているか？

　コア機能とは、勤務時間と勤怠状況を追跡し、給与、課税、福利厚生を管理する機能だ。ほとんどのHRMシステムにはコア機能は含まれている。情報を中央のデータベースに保存し、その情報について定期レポートや臨時レポートを生成できる。だが、コア機能には幾つか新しい差別化要素もある。これには、多くの企業に不可欠な以下のような機能が含まれる。

HR部門の従業員集中管理データベース
- 事前に定義したユーザーアクセス許可に基づいて、部門管理者や経営幹部が情報の参照や入力を行うことができる。
マルチレベル給与システム
- 労働組合に所属する従業員と所属しない従業員の両方の給与要件を同時に処理できる。労働組合員向けの要件としては、労働組合費控除や、労働組合賃金相場、福利厚生管理などがある。
コンプライアンス監視
- 雇用、従業員関係、リスク、安全性などの領域でのコンプライアンス監視
- HRコンプライアンスの監視と管理を米国外の社員にまで広げられる機能
グローバル給与機能
- 複数の国、言語、通貨、処理要件をサポートする。
使いやすいインタフェース
- 給与システムや福利厚生管理システムから、サードパーティーの保険会社や年金制度までを含む。
保険情報や福利厚生情報への時間、場所を問わないアクセス
- デスクトップ環境かモバイル環境に導入されるのが一般的。
スケーラビリティと柔軟性
- 自社の成長やビジネス環境の必要性に合わせて、特定の機能やモジュールのオンとオフを切り替えられる。企業は使用した機能についてのみ料金を支払う。