クラウドサービスは情報システム部門に依頼しなくても、利用する組織が独自に導入して使い始めることが可能です。そのため組織ごとに導入して、その利用を前提とした業務フローを独自に構築することも、それほど難しいことではありません。とはいえ全ての業務をクラウドサービスのみで賄うのはなかなかに困難です。そんなタイミングで組織内にExcelツールを自作するスキルを持つ従業員がいた場合、必要に駆られてクラウドサービスの機能を補うツールを自作するようになります。

　こうして作られたExcelツールは、組織の業務遂行に欠かせないものになります。ただし作成者が異動したり、クラウドサービスの仕様が変更されたりといった「状況の変化」に常に対処できるとは限りません。Excelツールの作成は、あくまで組織が担う業務を遂行するための補助的な業務であり、組織がExcelツールのサポートに対して十分なリソースを割くことはほとんどありません。結果として、いつ使えなくなるか分からないExcelツールを作成し、使い続けることになります。

　つまり、

• 情報システム部門が、関係の深い組織以外と緊密なコミュニケーションを取る余裕がない
• 情報システム部門とのつながりが薄い組織が、情報システム部門と関わりを持とうとせず、自分たちでなんとかしようとする

という条件が重なってしまうと、ひとたび問題が発生したときに、情報システム部門が何の事前情報も持ち合わせていないExcelツールのサポートを引き受けざるを得なくなるのです。

社内Excelツールの把握には発想の転換が必要

　このような状況を打開する手段はあるのでしょうか。そもそも情報システム部門には、全ての組織と緊密なコミュニケーションを取れるほどリソースにゆとりがありません。さらに情報システム部門はテレワークをしやすい組織であり、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大に伴うテレワークの広がりにより、今後は対面のコミュニケーションを取る機会がこれまで以上に減る可能性があります。一方で、各組織に自作Excelツールの作成の禁止を指示することも現実的ではありません。

　そこで、そもそもの発想の転換を考えてみるべきでしょう。「どこの組織で、どんなExcelツールを作成しているか」を、情報システム部門自身の労力や工数を割いて把握しようと考えていると、リソース不足という問題から抜け出せなくなります。逆に各組織に「どんなExcelツールを作成しているか」を申告してもらうように誘導することを考えてみましょう。

　具体的には、Excelツールに何か問題が発生した場合は情報システム部門がサポートすることを約束する代わりに、どんなExcelツールを作成したか各組織に申告してもらう仕組みの整備をお勧めします。情報システム部門のリソースは限られているので、1回の申請で提示できるExcelツール数に制限を設定します。制限を設定することで、申請する組織もExcelツールについて問題が起こったときの影響範囲を勘案し、優先順位を付けられるようになります。

　サポートの質を高めるために「申請時にマニュアルや仕様書の提出を義務付ける」というルールを定める手もあります。こうすると資料を作成していなかった組織は、これから資料を作成するための工数を忌避して申請しなくなる可能性も考えられます。

　テレワークのためにWeb会議ツールを導入した企業は少なくありません。ほとんどのWeb会議ツールは、PCのデスクトップ画面の共有や会議の録画といった機能を備えています。そこでマニュアルや仕様書などの資料がないにもかかわらず、情報システム部門でExcelツールをサポートする必要に迫られた場合は、Web会議ツールでExcelツールの作成者に操作や仕様を説明してもらい、記録として残すことも有効です。

　要するに、人的にも物的にも企業のリソースは有限である以上、完璧を求めるのではなく、できる範囲で最大限の効果を得る方法を考え出すことが肝要です。