注意すべき「Microsoft 365」の標準機能【前編】

「Microsoft 365」データ保持の基礎知識　保持ポリシー、保持ラベルの違いは？

「Microsoft 365」のデータ保護においては、データ保持の機能とバックアップを適切に使い分けることが重要になる。まずはデータ保持で着目すべきポイントを紹介する。

公開 2021年06月16日 05時02分

更新 2023年01月23日 17時22分

著者

Krista Macomber

[TechTarget]

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　オフィススイートのクラウドサービス「Microsoft 365」（Office 365）のデータ保護においては、データ保持の標準機能と併せてバックアップソフトウェアを使う方法がある。データ保持のどのような点をバックアップソフトウェアによって補完する必要があるのかがポイントになる。まずは標準的なデータ保持の機能から見ていこう。

Microsoft 365で「データ保持」が必要になる理由

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　ユーザー企業はMicrosoft 365を利用する中で、ビジネスに不可欠な重要なデータを含めてさまざまなデータを生み出す。それらのデータは適切に保持をする必要がある。Microsoft 365の標準機能によって、一定レベルのデータ保持が可能だ。これはさまざまなコンプライアンス（法令順守）の要件を満たしたり、セキュリティを強化したりすることに役立つ。

　データ保持が必要になる理由は、法令を順守すること、訴訟やセキュリティ侵害のリスクを回避すること、エンドユーザーが最新かつ適切なデータを確実に利用できるようにすることなどさまざまだ。法令順守の観点では、法律で定められたデータの保存期間が終わるまで、対象となるデータを消去しないように、エンドユーザーにルールを徹底させる必要がある。ストレージの容量を効率的に使うために、保存期間が終了して不要になったデータを適切に消去することも考えなければならない。

　こうしたデータ保持の役割とバックアップを混同してはいけない。自社のデータ保護の要件を満たすために、データ保持とバックアップをそれぞれどう使えばいいのかを考えることが重要になる。

「アイテム保持ポリシー」と「保持ラベル」の違い

　まずMicrosoft 365の運用担当者は、Microsoftが示すデータ保持と免責事項に関する説明にじっくり目を通す必要がある。Microsoftが提供するデータ保持の機能とその制限を理解すれば、自組織の要件に沿った綿密なデータ保護計画を策定するための最初の一歩を踏み出すことができる。

　Microsoft 365は、「アイテム保持ポリシー」と「保持ラベル」を使用してデータ保持をコントロールしている。アイテム保持ポリシーは、Microsoft 365のアプリケーション全体のデータ保持を設定する役割を担う。一方、保持ラベルは個々のファイルやメール、フォルダといった特定の項目にデータ保持の設定を適用する役割を持つ。ユーザー企業は保持ポリシーと保持ラベルのいずれかを使うことも、相互に組み合わせて使うこともできる。

　後編はMicrosoft 365のデータ保護手段として、バックアップソフトウェアを使用するポイントを紹介する。