「Microsoft 365」の注意点【前編】
「Microsoft 365」でファイル共有やバックアップに失敗しないためには？
「Microsoft 365」は豊富な機能を備えている分、複雑だ。正しく設定していないと、エンドユーザーのデータを失うなどのリスクがある。Microsoft 365利用時に注意すべき点を説明する。
Microsoftがサブスクリプション方式で提供するオフィススイート「Microsoft 365」。そのユーザー企業のIT担当者は、エンドユーザーがMicrosoft 365を使用する際によく発生する問題を把握し、過去のトラブルを参考に対処した方がよい。
豊富な機能を備えるMicrosoft 365には、継続的に機能が追加されている。十分に準備しないまま導入すると、その複雑さから問題が発生する可能性がある。問題が起きた場合に備えて、IT担当者があらかじめ検討すべきことが幾つかある。前後編にわたり、Microsoft 365を導入するときの注意点を説明する。
注意点1．パブリックフォルダーの作成
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Microsoftのメールクライアント「Outlook」のユーザー企業は、複数のエンドユーザーがOutlookでメールや予定表、連絡先を共有するために、ファイル共有機能の「パブリックフォルダー」を利用することがある。パブリックフォルダーは、Microsoftのメールサーバ「Exchange」を導入することで利用可能だ。
パブリックフォルダーは、人事部門が社内イベントの予定表を管理したり、経理部門が請求書をメールで受け取ったりするときに役立つ。Microsoft 365の一部であるオンラインサービス版Exchange「Exchange Online」にパブリックフォルダーを作成するには、専用のコマンドラインインタフェース（CUI）「Exchange Online PowerShell」や管理コンソール「Exchange Admin Center」（Exchange管理センター）などのツールを使って作業する必要がある。
注意点2．適切なフォルダリダイレクトポリシーの設定
Microsoft 365のユーザー企業では、Microsoft 365ライセンスを割り当てられたエンドユーザーは、ファイル同期サービスの「OneDrive for Business」を1人当たり1TB分以上利用できる。Microsoft 365の利用を開始すると、エンドユーザーの端末の「エクスプローラー」にOneDriveフォルダのショートカットが作成される。このフォルダにエンドユーザーが保存するファイルは、Microsoftのデータセンター側にあるOneDriveフォルダと同期する。
この過程で見落としがちなのが、エンドユーザーの端末にあるフォルダをOneDrive for Business側に移動またはリダイレクトするポリシーの設定だ。このポリシーを利用することで、「ドキュメント」「デスクトップ」など、端末内の指定したフォルダをOneDrive for Businessでバックアップできる。ただしポリシーの設定と確認を怠ると正しくバックアップできず、端末のドライブに障害が発生したときにデータ損失を招く可能性がある。
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